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A. CORRETA. A escolha do método de arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organização. Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibilidade ou não de recuperação da informação sem o uso de instrumentos. Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto. Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indireto.
B. ERRADO. A gestão de documentos ocorre somente na fase corrente e intermediária, quando o arquivo está na fase permanente não há mais o que se falar em gestão de documentos, pois ele já perdeu sua finalidade administrativa.
C. ERRADO. A avaliação tem a finalidade de atribuir ou identificar o valor dos documentos para a instituição.
D. ERRADO. A classificação é a etapa onde é atribuído um código ao documento, de acordo com a natureza de seu conteúdo. Lembrando que a classificação do documento é feita no momento em que este chega ao PROTOCOLO.
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Complementando, quanto ao erro da assertiva C:
"Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente."
Fonte: Lei 8.159/1991 (dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados).
"Treino duro, jogo fácil."
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Essa questão envolve vários conhecimentos: métodos de arquivamento, avaliação, classificação e a própria gestão de documentos. Para resolvê-la, vá aos poucos, tentando analisar por partes.
a) Esse item fala de dois pontos diferentes: como se determina qual deve ser o método de arquivamento e o que é o sistema indireto.
1ª parte: o método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos (especiais ou especializados). Os especiais são aqueles documentos que possuem as suas informações registradas em suportes não convencionais, ou seja, diferentes do papel. Os especializados são conjuntos de documentos que tratam de assuntos específicos.
2ª parte: existem dois modos de arquivamento, o direto e o indireto. No direto, a busca pelo documento é feita de forma direta, sem o auxílio de nenhum instrumento. No indireto, para se achar um documento, deve-se utilizar um instrumento auxiliar para achar o documento, como um índice.
Os dois pontos estão corretos. Certa.
b) Na verdade, o conjunto de procedimentos realizados pela gestão de documentos são desenvolvidos no âmbito dos arquivos correntes e intermediários, e não permanentes, como afirma a questão. Além disso, a gestão de documentos visa a eliminação ou recolhimento para a guarda permanente, e não intermediária. Errada.
c) A fase de avaliação tem como produto a definição dos valores dos documentos, os tempos que eles ficarão em cada fase do ciclo documental, além da sua destinação final, que pode ser a eliminação ou guarda permanente. Errada.
d) A classificação é a etapa em que é feita uma leitura do documento para identificar a qual função institucional ele faz referência. Após essa identificação, é necessário que essa função seja identificada no Plano de Classificação de Documental para saber em qual classe podemos encaixá-lo. Errada.
Gabarito do Professor: A