Gab. B
ARQUIVO CORRENTE:
Definição:
Arquivo corrente ou de primeira idade - guarda documentos consultados com frequência, devido ao seu uso funcional /administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Por isso dizemos que eles possuem valor primário.
Localização Física :
arquivos correntes – devem estar localizados junto aos órgãos produtores (nos próprios escritórios ou próximo deles), a fim de facilitar o acesso aos documentos por eles mesmos (os administradores).
Acesso aos Documentos:
arquivos correntes – acesso restrito ao órgão produtor (gerador). Quem responde pelos documentos são os setores de origem.
Transferência ou Recolhimento:
1 - quando um documento passa do arquivo corrente para o interme diário, dizemos que houve uma transferência de documentos.
2 - quando um documento passa do arquivo intermediário para o permanente, dizemos que houve um recolhimento de documentos.
Quanto às demais fases/idades dos arquivos, temos:
Arquivo intermediário ou de segunda idade – guarda documentos que não são consultados mais com tanta frequência, e que aguardam a sua destinação final em depósito de armazenamento temporário, ou seja, se serão guardados permanentemente ou se serão eliminados após determinado tempo. Também chamado de pré-arquivo, os documentos ficam alocados geralmente distantes dos escritórios de trabalho (local afastado). Apesar de menos consultados, quando houver necessidade precisam estar acessíveis para o administrador (órgão produtor). Ainda possuem valor primário.
Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos propriamente ditos) – guarda documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histórico ou documental (probatório e informativo) para o Estado e a sociedade. Tais documentos perderam todo o valor administrativo.
Resumindo:
corrente → corre → tramita (consulta frequente)
intermediário → transitoriedade (consulta não frequente)
permanente → preservados sempre (matéria-prima da história)
Renato Valentini