Gabarito B.
Elementos a serem considerados na elaboração de um plano de arquivo:
• o arquivo deve ocupar posição de destaque na estrutura da instituição (a mais alta possível);
• órgão capacitado que exerça o papel de coordenador dos serviços de arquivo;
• adoção de métodos eficientes de arquivamento;
• estabelecimento de regras de funcionamento dos arquivos e do protocolo;
• escolher instalações e equipamentos que atendam aos objetivos propostos;
• formação/organização de arquivos intermediário e permanente (caso seja necessário);
• recursos humanos;
• recursos financeiros.
Atenção: Os métodos de arquivamento serão objeto do próximo capítulo desta obra.
1.2.3.1. Tipos de arquivamento
Horizontal – os documentos são dispostos uns sobre os outros e arquivados em caixas ou estantes (nos arquivos permanentes ou de custódia), como também em escaninhos (para documentos do gênero cartográfico – mapas, plantas).
Obs.: Os escaninhos são pequenos compartimentos em gavetas.
Vertical – os documentos são colocados uns ao lado dos outros (lateral) ou atrás (frontal), possibilitando uma consulta mais ágil, sem precisar retirar outros documentos. Os documentos são armazenados, geralmente, em arquivos de aço. Nos arquivos correntes este tipo de arquivamento é o mais utilizado nos dias de hoje, por ser fácil de ser executado, conservado e atualizado. Além disso, são mais econômicos e ocupam menor espaço.