Muitos confundem Administrador de Dados, DA, com Administrador de Banco de Dados, DBA, fazendo uma estranha comparação, podemos dizer que o DBA cuida da "saúde física dos dados", enquanto que o DA cuida da "saúde mental dos dados".
Em uma empresa com grande estrutura organizacional e muitos parceiros, sempre haverá a necessidade de um profissional que mantenha a consistência das informações e promova a melhor maneira com que todos os sistemas compartilhem suas informações. Alguns profissionais podem até estar se perguntando: "um analista não faria melhor esse trabalho?". A resposta é: depende, pois como foi citado acima, em empresas com grande número de empregados, tem também vários sistemas, bastante diferentes e que compartilham dados para produzirem informações de acordo com o interesse de cada área; o analista cuida especificamente de um sistema e sua relação com os usuários do mesmo, o DA cuida de todos os dados que podem ou não estar sendo utilizados por um ou mais sistemas na organização.
Também é atividade do DA, a perfeita normalização e aderência dos dados ao contexto interno e externo à empresa, bem como a sua reutilização em tecnologias vigentes.
Abaixo vamos enumerar algumas atribuições do DA:
1. Elaborar, propor e manter modelos de dados.
2. Definir os dados necessários à obtenção de informações solicitadas.
3. Definir os níveis de integridade e segurança dos dados nos diversos níveis em que as informações solicitadas progredirem.
4. Ter perfeito conhecimento dos processos empresariais como um todo.
5. Elaborar e promover padrões de dados como dicionários, nomes, tipos, etc.