Gab. A
Os caracteres ou elementos externos, extrínsecos, físicos, de estrutura ou formais têm a ver com a estrutura física e com a sua forma de apresentação. Relacionam-se com o gênero, isto é, a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem. Os caracteres ou elementos internos, intrínsecos, substantivos ou de substância têm a ver com o conteúdo substantivo, seu assunto propriamente dito, assim como com a natureza da sua proveniência e função.
O conjunto dos elementos externos e internos é o que dá ao documento – seja aquele sobre papel, seja o eletrônico – o aspecto que corresponde à sua natureza diplomática e jurídica, isto é, à sua função, segundo as regras e os usos da instituição que o estabelece (DELMAS, 1996).
Do ponto de vista conceitual, pode-se dizer que os elementos intrínsecos da forma são os que fazem um documento ser completo, e os elementos extrínsecos são os que o fazem perfeito, isto é, capazes de atingir seu objetivo.
Extrínsecos são: o suporte, o texto, a linguagem, os sinais especiais, os selos e as anotações.
Os elementos intrínsecos da forma documental são considerados como componentes integrais de sua articulação intelectual: o modo de apresentação do conteúdo do documento ou as partes que determinam o teor do todo. A subestrutura ideal compreende três seções: protocolo, texto e escatocolo. Os elementos intrínsecos da forma que geralmente aparecem no início do documento, isto é, em seu protocolo, são numerosos. Em documentos modernos, bem no alto, pode aparecer a titulação, que hoje corresponde ao cabeçalho. A invocação, em nome de quem cada ação tinha que ser realizada, estava presente tanto em documentos públicos quanto privados.