GUIA CORRESPONDÊNCIAS:
*Grupos => criar | iniciar mala direta | gravar e inserir campos | visualizar resultados | concluir (e mesclar);
*Todos esses grupos são etapas do processo de mala direta, pois a guia inteira exerce a mesma função;
GRUPO CRIAR => envelopes (criar e imprimir envelopes); etiquetas;
GRUPO INICIAR MALA DIRETA:
- Iniciar mala direta (cartas, mensagens de e-mail, envelopes, etiquetas, diretório, documento normal do Word, assistente pessoal de mala direta passo a passo);
- Selecionar destinatários (há uma base/banco de dados, com destinatários pré-cadastrados; pode ser uma tabela do Word, um arquivo de Excel também) => é possível digitar nova lista, usar lista existente, ou puxar os contatos do Outlook; seleciona a base de dados que será utilizada para criar os campos de mesclagem!
- Editar lista de destinatários;
*O usuário vai escrever uma carta padrão (carta-modelo a ser impressa ou enviada várias vezes por e-mail) que em certos locais do texto haverá lacunas (campos) para serem preenchidas por determinados dados (o Word as substituirá automaticamente pelas informações da lista de contatos, banco de dados, etc.), que serão puxados e lidos de determinada tabela, que é a base de dados (a serem alteradas conforme o destinatário – Ex.: nome, endereço de e-mail, telefone, valor, data, etc.);
GRUPO GRAVAR E INSERIR CAMPOS => realçar campos de mesclagem (realça os campos, facilitando a identificação da parte da carta-modelo que será substituída pelos dados da base); bloco de endereço (adiciona um endereço à carta); linha de saudação (Ex.: “Prezado(a) Sr.(a)”); inserir campo de mesclagem; regras; coincidir campos; atualizar etiquetas;
*Campos de mesclagem => por exemplo, nome, e-mail, fone, valor, data (campos a serem alterados em cada cópia da correspondência); as opções de lacunas a serem inseridas aparecem conforme o cabeçalho do banco de dados selecionado como referência para os destinatários; o Word lê a tabela, a linha de título da base de dados;
*Vai criar um documento personalizado na carta-modelo para cada destinatário!
GRUPO VISUALIZAR RESULTADOS:
- Visualizar resultados (habilita a visualização conforme os dados que estão na tabela) => deixa-se de ver o campo vazio e passa a ver efetivamente os dados; pode-se clicar nas flechas para visualizar a carta para cada um dos destinatários, com os seus dados (navegar entre os destinatários);
- Localizar destinatário;
- Verificação automática de erros;
GRUPO CONCLUIR (Word 2010) | MESCLAR (Word 2016) => concluir e mesclar; o processo que finaliza a mala direta se chama mesclagem; é possível imprimir os documentos (todas as cartas-modelo) ou enviá-las por e-mail; os fazer mesclagem para outro documento (escolhe quantos registros quer – criando documentos separados para cada cópia da carta);