1ª parte
Os manuais são documentos elaborados dentro da empresa com a função de uniformizar as atribuições dos funcionários. Este manual é composto de normas, instruções, rotinas entre outros, e deve ser feito de forma integrada com os demais instrumentos: distribuição de trabalho e respectivos organogramas e fluxogramas, bem como a especificação funcional dos sistemas.
Para Oliveira (2002 p.172),
O manual de organização é, portanto, o relatório formal do plano de atividades e do respectivo organograma da empresa. Ele mostra a todos os funcionários que possuem cargo de chefia qual sua participação no conjunto. Porém, é necessário frisar que um manual de organização não deve ter caráter estatístico, pelo contrário, deve ser dinâmico e espelhar com fidelidade a situação de toda a empresa.
Pode-se afirmar que os manuais são documentos elaborados com linguagem simples, para um bom entendimento, com a finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas diversas áreas de atividades (OLIVEIRA, 2002).
De acordo com Tachizawa e Scaico (1997 p.245),
Entende-se por manual a coleção sistemática de normas, diretrizes e procedimentos que indiquem para todos os funcionários de uma empresa as atividades a serem cumpridas e a maneira como deverão ser realizadas. O principal propósito dos manuais é disciplinar os processos e orientar as diferentes áreas da empresa acerca de aspectos institucionais, tais como políticas, funções, autoridade, responsabilidade e outros elementos afins.
Segundo Cury (2000), os manuais são instrumentos de gerência, de relativa duração,reunidos dentro de uma capa característica, de fácil identificação, classificados, codificados, providos de índices e organizados a fim de tornar máximo o seu valor como obra de referência.
Ainda segundo Cury (2000, p.405), “os manuais devem ser encarados como um instrumento executivo-normativo cuja utilidade para a organização está na razão direta de sua flexibilidade e rapidez em se adaptar às mudanças processadas”.
Conforme Oliveira (2002, p.497), “o manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instrumentos e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como esses devem ser executados, quer seja individualmente, quer em conjunto”.
2ª parte continuação.....
Para Tachizawa e Scaico (1997), os manuais oferecem vantagens quanto a sua utilização:
>padronização de atividades;
>efetivação dos procedimentos;
>minimização de atritos funcionais entre usuários e executivos;
>uniformização de linguagem e terminologia;
>sistematização de informações;
>eficiência de coordenação; e...
>ampliação de controle.
Ainda segundo Tachizawa e Scaico (1997, p.246), existem diferentes tipos de manuais dentro de uma mesma empresa:
>manual de normas e procedimentos (objetivo, incidência, políticas, normas, procedimentos e anexos na forma de fluxograma, formulários e relatórios).
Esse manual tem como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas (OLIVEIRA, 2002, p.404)
>manual de organização (objetivos, estatutos sociais, estrutura organizacional, atribuições e responsabilidades).
Segundo Oliveira (2002, p.402), esse manual tem por finalidade enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos (ou unidades organizacionais) da empresa, bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades relacionadas a cada um dos cargos de chefia ou assessoria da empresa.
>manual de integração ou do empregado (características gerenciais da empresa, direitos e deveres, benefícios e serviços).
Esse manual é importante em empresas médias e grandes e sua utilização aumenta muito nos níveis intermediários e inferiores, pois estes funcionários recebem o manual em seu primeiro dia de trabalho na empresa (OLIVEIRA, 2002, p.407).
>manual para especialistas (manual para secretárias, para vendedores e demais especialidades), entre outros.
Esse tipo de manual agrupa normas e instruções de aplicação específica e determinado tipo de atividade ou tarefa (OLIVEIRA, 2002, p.406).
Um manual de organização bem elaborado permite que as empresas fiquem sabendo com exatidão, quais as suas responsabilidades e qual o seu relacionamento com os demais membros da organização, evitando-se em conseqüência, sobreposição de autoridade, agilizando assim, a tomada de decisão.