b) 20.15. Inventários
O inventário ocorre quando, por alguma razão, temos de contar os itens de um almoxarifado. São necessários para que se possa ter certeza de que os sistemas (entre eles o contábil) estão refletindo a realidade no estoque físico.
Assim, são checados os itens fisicamente, um a um. O procedimento de inventário normalmente é feito por duas equipes de pessoas. A primeira faz a primeira contagem e a segunda revisa os resultados, de forma a existir um duplo controle.
De acordo com a Instrução Normativa no 205/88,25
Inventário físico é o instrumento de controle para a verificação dos saldos de estoques nos almoxarifados e depósitos, e dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no órgão ou entidade.
Na Administração Pública, o inventário é obrigatório. Tanto os bens móveis quanto os bens imóveis devem ser inventariados. De acordo com a legislação,26 o levantamento de bens móveis e imóveis terá por base o inventário analítico de cada unidade administrativa e os elementos da escrituração sintética da contabilidade.
Os gestores públicos devem controlar os bens e materiais públicos em sua área de responsabilidade, pois poderão responder em caso de perda ou dano aos bens.
De acordo com Dias,27 o inventário tem os seguintes princípios:
Ø Princípio da instantaneidade: determina o momento (dia e hora) para realizar o levantamento do inventário.
Ø Princípio da oportunidade: estabelece que o tempo de execução do trabalho de levantamento deve ser o mínimo possível. A exatidão dos dados está intimamente ligada à proximidade da realização do trabalho.
Ø Princípio da especificação: define a forma pela qual os elementos devem ser classificados, individualizados e agrupados dentro da mesma espécie.
Ø Princípio da homogeneidade: elege um denominador comum para expressar uma ideia valorativa de todos os elementos, em geral a moeda corrente.
Ø Integridade: determina que, uma vez fixados os limites do inventário, todos os elementos patrimoniais compreendidos deverão ser objeto do levantamento.
Ø Princípio da uniformidade: determina o estabelecimento das mesmas normas, estruturação e critérios gerais para a confecção de todos os inventários, ano após ano, de forma a permitir comparações entre eles.