a) a reunião de documentos por suas características comuns quanto à fórmula diplomática, à natureza do conteúdo ou à técnica de registro é caracterizada como gênero documental.
Gênero documental: "Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso(1), como documentos audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos, documentos iconográficos, documentos micrográficos, documentos textuais." (ARQUIVO NACIONAL, 2006)
b) tipo documental é a reunião de gêneros documentais por seu formato.
Tipo documental: "Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras." (ARQUIVO NACIONAL, 2006)
c) um memorando solicitando a instalação de microcomputadores em uma determinada unidade de trabalho de um órgão ou entidade pública é um ato administrativo formalizado através de uma espécie documental.
Espécie documental: "Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme(2), folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório." (ARQUIVO NACIONAL, 2006)
d) uma resolução que aprova a estrutura administrativa de determinado órgão ou entidade pública é um ato administrativo formalizado através de um tipo documental.
Espécie documental: "Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme(2), folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório." (ARQUIVO NACIONAL, 2006)
Tipo documental: "Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras." (ARQUIVO NACIONAL, 2006)