O planejamento do inventário deve incluir as seguintes etapas:
1. Convocação das equipes de inventariantes: os inventariantes devem ser escolhidos e agrupados em duas equipes: a equipe de primeira contagem ou de reconhecimento e a equipe de segunda contagem ou de revisão. Cada equipe deve ser convocada com certa antecedência com todos os esclarecimentos e suficiente motivação para o bom andamento das contagens.
2. Arrumação física: os itens a serem inventariados deverão ser adequadamente arrumados, agrupando itens iguais, identificando-os com os respectivos cartões, desimpedindo os corredores para facilitar a movimentação, isolando os itens que não serão inventariados de maneira a facilitar os trabalhos de contagem. A arrumação física dos materiais a inventariar permite um trabalho mais rápido e inteligente de contagem.
3. Cartão de inventário: também chamado ficha de inventário, constitui o meio de registro de contagem de cada item. O cartão de inventário pode ser impresso em diferentes cores para identificar os vários tipos de estoque e pode ter partes destacáveis para até três contagens do mesmo item.
4. Atualização dos registros de estoque: os registros de entradas, saídas e saldos de estoques deverão ser atualizados até a data do inventário.
5. Contagem do estoque: cada item de estoque a ser inventariado deverá ser obrigatoriamente contado duas vezes. A primeira contagem será feita pela equipe reconhecedora. A segunda contagem será feita pela equipe revisora, que a anotará no respectivo destaque do cartão, destacando-o e entregando-o ao chefe da equipe.
6. Reconciliações e ajustes: nos casos de divergências entre o real e o registrado, as seções envolvidas no controle de estoques deverão justificar as variações o Iocorridas entre o estoque contábil e o inventariado por meio do relatório de diferenças de inventário.
Fonte: Administração de Materiais - Chiavenato (2005)