De acordo com a proposta do arquivista australiano Peter Scott e de Terry Cook, foram definidos os elementos para identificação dos fundos do governo federal canadense, que são as seguintes:
- uma identidade jurídica:
- um mandado oficial (mandado importante claramente definido que deve ser igualmente enunciado em um documento juridico e regulamentar);
- posição hierarquica definida (hierarquia administrativa que deve ser claramente estabelecido em uma lei e um decreto);
- um vasto grau de autonomia;
- estrutura organizacional interna oficial;
- sistema de gestão de documentos independente.
-Fonte: Arquivistica: temas contemporâneos. p. 127-128