ofício -> usado de modo "geral" trata com o particular e a própria administração pública.
aviso -> (macete) quem avisa ministro é...
ata -> Documento em que se registram, de forma precisa e cronológica, as ocorrências, resoluções e decisões das assembleias, reuniões, sessões...
*volto frisar que a questão é desse ano, mas... não sei se está em acordo com a atualização do manual.
A questão ficou desatualizada em razão do advento do novo manual de redação da presidência da república (3ª edição).
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O padrão ofício
Até a segunda edição deste Manual, havia três tipos de expedientes que se diferenciavam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o objetivo de uniformizá-los, deve-se adotar nomenclatura e diagramação únicas, que sigam o que chamamos de padrão ofício.
A distinção básica anterior entre os três era:
a) aviso: era expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia;
b) ofício: era expedido para e pelas demais autoridades; e
c) memorando: era expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão.
Atenção: Nesta nova edição ficou abolida aquela distinção e passou-se a utilizar o termo ofício nas três hipóteses.
fonte: http://www4.planalto.gov.br/centrodeestudos/assuntos/manual-de-redacao-da-presidencia-da-republica/manual-de-redacao.pdf