GABARITO: LETRA A
AVALIAÇÃO
Processo de análise e seleção de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
É o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a destinação final dos documentos da instituição (eliminação ou guarda permanente). Na prática, é o ato de se criar a Tabela de Temporalidade, realizado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A complexidade e abrangência de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliação de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critérios de valor, a participação de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais. Como justificativa para essa exigência, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade das informações contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes técnicas integradas por profissionais que conheçam a estrutura e o funcionamento da instituição :
• arquivista ou responsável pela guarda dos documentos;
• autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do órgão a que esteja subordinado o setor responsável pela guarda dos documentos;
• profissionais da área jurídica;
• profissional da área financeira;
• profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliação (historiador, economista, engenheiro, sociólogo, médico, estatístico, etc.)
Com base na Teoria das Três Idades, a aplicação dos critérios de avaliação efetiva-se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou probatório. Deve-se evitar a transferência para arquivo intermediário de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliação e seleção nessa fase de arquivamento é extremamente oneroso do ponto de vista técnico e gerencial.
Vantagens da avaliação para a instituição:
– possibilita a eliminação de documentos destituídos de valor primário e secundário, trazendo para a instituição ganho considerável de espaço físico ;
– diminui os gastos com recursos humanos e material, uma vez que não haverá necessidade de se conservar tantos documentos inúteis;
– facilita a recuperação das informações contidas no arquivo, uma vez que o volume de documentos guardados será menor, facilitando a busca.
GRAN CURSOS.
Letra A
Avaliação documental = É a análise dos documentos da instituição a fim de definir seus prazos de guarda e destinação final a partir de seus valores. É realizada por uma comissão permanente de avaliação de documentos e resulta na tabela de temporalidade da instituição.
Obs: O destino final da tabela de temporalidade é a guarda permanente ou eliminação.
Algumas vantagens da avaliação:
-Ganho de espaço físico.
-Agilidade ao organizar e recuperar a informação
-Economia de recursos humanos e materiais.
-Preservação da história.
Fonte: Estratégia concursos. Erros? Só avisar!!!