CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Gênero: refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte. Assim, os documentos podem ser textuais, cartográficos, iconográfico, filmográficos, sonoro, micrográficos e informáticos.
Espécie: espécie é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, são exemplos: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão, etc.
Tipologia: tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento, etc. Tipologia = Espécie + Atividade Geradora do Documento.
Natureza do assunto: esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no documento prejudica a administração ou não quando divulgado (ostensivo ou sigiloso).
Forma: refere-se ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original, ou pós-original. Simplificando: se o documento é rascunho (quando estamos o elaborando e podemos alterá-lo) ou minuta (quando para torná-lo ‘oficial’ faltam apenas os sinais de validação, como a assinatura) dizemos que ele é um pré-original e quando se configura em uma cópia idêntica ao original chamamos de porta-original.
Formato: é determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos de formatos: livros, fichas, caderno e pergaminho.
GABARITO: LETRA E
Suporte: Material no qual são registradas as informações informações.
Formato documental: está relacionado com as características “físicas” de um suporte (material físico onde se registra a informação).
Exemplos: caderno, códice (livro de registro), livro.
Espécie:“configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”.
Forma documental: está relacionada com o preparo do documento e a maneira como ele é disponibilizado ao consulente.
Exemplos: minuta ou rascunho, original, cópia.
Tipo: “configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”. Assim sendo, um relatório é exemplo de “espécie documental”. Quando especificamos a espécie (relatório financeiro, relatório de recursos humanos), temos a caracterização de “tipos documentais”.
FONTE: Arquivologia Para Concursos - Série Provas & Concursos - 4ª Edição VALENTINI,RENATO.