Conforme a ABNT NBR 12676 (1992, p. 3-4):
4.3.3.1 A exaustividade se refere ao número de conceitos (como os associados às perguntas de 4.3.1) representados pelos termos atribuídos a um documento pelo indexador.
4.3.3.1.1 Os limites da abrangência do assunto não devem ser interpretados de modo muito restrito. Com o crescimento das redes de informação, é preciso ter em mente que os termos de indexação, inicialmente criados para um grupo de usuários (p.ex.: cientistas ou técnicos), podem ser utilizados por outros grupos de usuários (p.ex.: economistas).
4.3.3.2 A especificidade se refere ao grau de precisão com que um termo define determinado conceito no documento. Ocorre perda de especificidade quando um conceito é representado por um termo com significado mais genérico. Os conceitos devem ser identificados o mais especificamente possível. Em certas ocasiões, porém, preferem-se termos que definem conceitos mais genéricos, dependendo dos seguintes fatores:
- a) o grau com que o indexador considera que a maior especificidade pode afetar negativamente o desempenho do sistema de indexação. Um indexador pode decidir, por exemplo, que modelos muito específicos de equipamento podem ser representados por termos mais genéricos, como o nome do fabricante e talvez da família de modelos, especialmente nos casos em que esses conceitos ocorrem apenas em áreas marginais do assunto coberto pelo índice;
- b) o peso atribuído ao conceito: se o indexador considera que uma idéia não está completamente desenvolvida, é justificável fazer-se a indexação num nível mais genérico.
5.1.1 A imparcialidade por parte do indexador é um fator necessário para se obter consistência na indexação. Julgamentos subjetivos na identificação de conceitos e a conseqüente escolha de termos de indexação afetam inevitavelmente o desempenho do sistema de indexação. A consistência é mais dificilmente obtida quando a equipe de indexadores é grande, ou quando a indexação é feita por equipes de indexadores que trabalham em locais diferentes, como ocorre em sistemas descentralizados. Nestes casos, recomenda-se uma etapa de verificação cujos resultados devem ser repassados aos indexadores.
5.1.3 A qualidade da indexação depende da hospitalidade da linguagem de indexação utilizada. Esta deve admitir livremente novos termos ou mudanças na terminologia, bem como atender a novas necessidades dos usuários. Uma política de atualização frequente é considerada essencial.
Gab. A