Circularizações/Confirmações Formais - é a técnica utilizada na obtenção de declaração formal e independente, de pessoas não ligadas ao órgão/entidade, seja por interesses comerciais, afetivos, etc., de fatos ligados às operações do mesmo.
Este procedimento só tem validade para comprovação de autoria quando o gestor/dirigente, ligado ao assunto à comprovar, tem participação no processo, porém ficando a remessa e obtenção das respostas dos pedidos circularizados sob controle do Auditor. A primeira condição deve-se ao fato de o Auditor não ter poderes para assinar ou solicitar pedido de confirmação pelo órgão/entidade. A segunda é para evitar-se que haja influência ou modificação, por parte do auditado, dos dados ou respostas dos itens objeto do processo da circularização.
Os dois tipos de pedidos de confirmações de dados, usados pela auditoria são: positivo e negativo.
O primeiro é utilizado quando há necessidade de resposta da pessoa de quem se quer obter uma confirmação formal.
Este pedido pode ser usado de duas formas:
Branco: quando não se colocam valores nos pedidos de confirmação; e
Preto: quando utilizados saldos ou valores a serem confirmados na data-base indicada.
O pedido de confirmação negativo é utilizado quando a resposta for necessária em caso de discordância da pessoa de quem se quer obter a confirmação, ou seja, na falta de confirmação, o auditor entende que a pessoa concorda com os valores colocados no pedido de confirmação. Este tipo de pedido é geralmente usado como complemento do pedido de confirmação positivo e deve ser expedido como carta registrada para assegurar que a pessoa de quem se quer obter a confirmação, efetivamente recebeu tal pedido.
GABARITO: ERRADO
CIRCULARIZAÇÃO/CONFIRMAÇÃO EXTERNA POSITIVA= Há necessidade de resposta (se concorda ou discorda).
Em preto: Registra os valores ou quantidades para os quais se quer a confirmação da pessoa consultada ou respondente.
Em branco: Não contém a indicação de valores.
CIRCULARIZAÇÃO/CONFIRMAÇÃO EXTERNA NEGATIVA = Resposta somente em caso de discordância. O auditor solicita que a fonte consultada somente responda a carta em caso de discordância dos valores registrados. Quando a fonte não responde presume-se que está concordando com os valores.
Será sempre em PRETO- Indicando os valores.