Fases da Gestão de Documentos
Produção
Utilização
Avaliação
Destinação
Produção de documentos (1ª fase): elaboração de documentos em função das atividades de um órgão ou setor.
Utilização de documentos (2ª fase): relacionada às atividades de protocolo, expedição e da organização e Arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
Avaliação e Destinação de Documentos (3ª fase): avaliação e análise de documentos acumulados nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda.
Gab. Letra C
GAB. C
Fases da Gestão de Documentos
1ª Fase: Produção de documentos:
A produção de documentos trata da elaboração de documentos em função das atividades de um órgão ou setor; priorizar apenas os documentos fundamentais; deve impedir que haja duplicação e emissão de vias desnecessárias; evitar perda de tempo no futuro com documentos duplicados.
2ª Fase: Utilização de documentos:
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em de documentos em fase corrente e intermediária.
3ª Fase: Avaliação e destinação de documentos:
Fase mais complexa; capacidade analítica; análise dos documentos acumulados; determina seus prazos de guardas; valores administrativo, judicial, técnico e histórico. Quais serão arquivados permanentemente Quais devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para
a instituição