O Catálogo de Endereços é uma coleção de catálogos de endereços ou listas de endereços. Você pode usar o Catálogo de Endereços para pesquisar e selecionar nomes, emails e listas de distribuição ao endereçar mensagens. Quando você digita um nome na caixa Para, Cc ou Cco (caixas Para, Cc e Cco: uma mensagem é enviada para os destinatários na caixa Para. Os destinatários nas caixas Cc (com cópia) e Cco (cópia oculta) também recebem a mensagem; entretanto, os nomes dos destinatários na caixa Cco não ficam visíveis a outros destinatários.) de uma mensagem de email, o Microsoft Outlook verifica automaticamente se o nome digitado corresponde a um nome do Catálogo de Endereços. Se houver correspondência, o nome será selecionado — o Nome de Exibição e o email são preenchidos — permitindo que você envie a mensagem. Se não houver correspondência, a caixa de diálogo Verificar Nomes solicitará que você forneça mais informações ou crie um contato clicando em Novo Contato. Se mais de um nome contiver as letras inseridas, você poderá selecionar um nome na lista.
Além de usar o Catálogo de Endereços para endereçar mensagens, você pode pesquisar nomes e outras informações, como endereços de escritórios e números de telefones, inserindo o nome na caixa Localizar um Contato da barra de ferramentas (barra de ferramentas: uma barra com botões e opções que podem ser usadas para executar comandos. Para exibir uma barra de ferramentas, pressione ALT e, em seguida, SHIFT+10.) Padrão.
Quando você abre o Catálogo de Endereços pela primeira vez, o catálogo de endereços padrão (normalmente sua Lista de Endereços Global) é exibido. Você pode alterar o catálogo padrão e também definir outras preferências do Catálogo de Endereços, como quais catálogos verificar primeiro ao enviar uma mensagem e o local onde armazenar endereços pessoais.