1 – Cabeçalho
O cabeçalho é utilizado apenas na primeira página de cada documento, centralizado, com o brasão de Armas da República na parte superior da página, juntamente com o nome do órgão oficial e de órgãos secundários, caso precise.
2 – Identificação do expediente
Os documentos oficiais devem possuir identificação, sendo necessário a presença do nome do documento, o qual é formado pelo nome do expediente, pela abreviatura Nº, além do número, ano e a sigla usual do setor que está expedindo, sendo estes últimos separados por uma barra (/). Tudo isso alinhado à margem esquerda da página.
3 – Local e data
Alinhados à margem direita da página, é necessário informar a cidade em que está sendo expedido o documento, sem nenhuma menção sobre o estado, além de informar a data do documento.
4- Endereçamento
Nesta parte haverá a informação de quem receberá o documento. Desse modo, é necessário a presença de alguns dados do destinatário, como o vocativo correto, o seu nome, cargo e endereço. Sendo estas informações alinhadas à esquerda da página.
5 – Assunto
O assunto deve dar uma ideia geral do conteúdo do documento, de forma sucinta.
6- Texto do documento
Em um documento oficial, é necessário que a sua estrutura contenha introdução, apresentando o objetivo do documento; o desenvolvimento, onde o assunto será detalhado; bem como uma conclusão, de modo a afirmar a posição sobre o assunto.
7 – Fechos
Os fechos de comunicações oficiais objetivas são utilizados para saudar o destinatário, além de arrematar o texto. É utilizado o termo “Respeitosamente” para autoridades de hierarquia superior e “Atenciosamente” para hierarquia inferior e demais casos.
8 – Identificação do signatário
Salvo as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todos os ofícios devem conter o signatário, ou seja, a identificação do remetente, com o seu nome e cargo ocupado. Seu alinhamento é centralizado.
Além disso, a partir da segunda página, é necessário haver numeração.
A formatação do documento está grafada no ofício acima, com o distanciamento necessário entre as bordas e alguns elementos do documento.
Fonte: estratégia