1. Técnica do 5W1H
Uma das técnicas mais usadas para se conhecer o processo é a chamada 5W1H, iniciais em inglês das palavras: What, Where, Who, When, Why e How, que poderíamos traduzir por: O que, Onde, Quem, Quando, Por que e Como.
Uma técnica bastante prática e intuitiva, a matriz GUT é usada para definir a prioridade com que os problemas encontrados devem ser tratados.
As letras da palavra GUT significam:
- Gravidade: o graus de prejuízos causados se nada for feito
- Urgência: o que acontecerá se nada for feito imediatamente
- Tendência: qual a projeção de agravamento da situação se postergar a solução
3. Técnica da matriz BÁSICO
Semelhante à abordagem anterior, esta matriz é muito mais detalhada, permitindo um refinamento de sua análise da priorização das soluções que devem ser buscadas com o objetivo de equacionar o melhor custo benefício com as necessidades dos clientes.
Cada uma das letras da palavra BÁSICO significa:
- Benefícios para a organização
- Abrangência
- Satisfação do cliente interno
- Investimentos requeridos
- Cliente externo satisfeito
- Operacionalidade simples
Essa é a minha técnica de mapeamento preferida!
A matriz SIPOC é uma técnica prática e intuitiva de se obter uma visão geral e clara das etapas principais do processo e de atividades que o compõem,Com ela é possível entender de forma rápida quais são as entradas, saídas, clientes e fornecedores do processo como um todo.
A abordagem de planilha SIPOC é muito interessante para a captura de informações sobre o processo. Esse é um dos primeiros passos!
Após consolidar toda essa informação é muito importante criar um diagrama do processo, e nesse momento faz-se necessário o domínio da técnica de modelagem de processos.