ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
O arquivo intermediário, por sua vez, é aquele que guarda os
documentos que, mesmo não sendo de uso freqüente pelos setores que
os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que
guardam relação com seu conteúdo.
Nesta fase, não há mais a necessidade de os mesmos serem
conservados próximos ao setor que os utiliza, uma vez que a freqüência
de uso já é bastante reduzida. Por uma questão de economia, é normal a
criação de arquivos intermediários em locais afastados dos grandes centros
das cidades, de forma a armazenar um grande número de documentos a
um custo bastante reduzido.
Os documentos encaminhados aos arquivos intermediários
permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou
seja, o acesso é restrito a este setor, que conserva os direitos sobre os
mesmos.
Nos arquivos intermediários, os documentos aguardam a sua
prescrição, onde serão submetidos à destinação final (eliminação ou
recolhimento para guarda permanente). Esta destinação é determinada a
partir da existência ou não do valor secundário (histórico). Os documentos
destituídos de valor histórico devem ser destinados à eliminação. Os
documentos considerados importantes na preservação da memória da
instituição, entretanto, deverão ser destinados ao arquivo permanente,
onde serão guardados em caráter definitivo.
Em alguns países, o arquivo de 2ª idade, por suas características,
recebeu o nome de limbo ou purgatório.
A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional.
Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração
(reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de
eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos
submetidos a este processo.
A grande questão, colega Ricardo e Renan, é que existe uma grande diferença entre possibilidade de uso e frequência de uso.
Para mim, frequência de uso e possibilidade de uso são duas coisas completamente diferentes. Fazer essa diferenciação me ajuda a responder todas as questões do CESPE mais maliciosas sobre esse assunto. Vou copiar e colar o que escrevi em outra questão para tentar ajudar nessa diferenciação:
"Pontos importantes:
1. Não sei se vocês concordam mas eu entendo que frequência de uso é diferente de potencial de uso. Frequência de uso é o servidor, literalmente, utilizar aquele documento como ferramenta para realizar as atividades. Potencial de uso é a possibilidade do servidor necessitar daquele documento para realizar as atividades.
2. O examinador sabe que você sabe que nos arquivos correntes a frequência de uso é alta.
3. O examinador sabe que você sabe que nos arquivos intermediários ficam os documentos que ainda são utilizados mas não com a mesma frequência dos arquivos correntes.
A grande questão é o potencial de uso. Pessoal, não importa quantas vezes o funcionário pega esse documento (frequência de uso). Se ele tem um potencial de uso elevado, o que deve prevalecer é isso. Por qual motivo eu mandaria para o arquivo intermediário um documento que eu sei que vou precisar em algum momento (potencial de uso)? Não faz sentido!
Por isso, ainda que os documentos não sejam utilizados com frequência elevada, eles podem sim pertencer aos arquivos correntes por causa do potencial de uso.
Nessa questão específica o examinador diz:
Os documentos armazenados no arquivo intermediário caracterizam-se pela grande possibilidade de uso pelos setores que os acumularam.
Isso está errado porque tanto a frequência de uso quanto a possibilidade de uso nos arquivos intermediários são baixas.