Meios difundidos de cópias de segurança incluem CD-ROM, DVD, disco rígido, disco rígido externo (compatíveis com USB), fitas magnéticas e a cópia de segurança externa. Esta transporta os dados por uma rede como a Internet para outro ambiente, geralmente para equipamentos mais sofisticados, de grande porte e alta segurança. Outra forma pouco difundida de cópia de segurança é feita via rede. Na própria rede local de computadores, o administrador ou o responsável pela cópia de segurança grava os dados em um formato de arquivo, processa e distribui as partes constituintes da cópia nos computadores da rede, de forma segura (arquivos são protegidos), criptografada (para não haver extração ou acesso aos dados na forma original) e oculta (na maioria das vezes o arquivo é ocultado).
Cópias de segurança são geralmente confundidas com arquivos e sistemas tolerantes a falhas. Diferem de arquivos pois enquanto arquivos são cópias primárias dos dados, cópias de segurança são cópias secundárias dos dados. Diferem de sistemas tolerantes a falhas pois cópias de segurança assumem que a falha causará a perda dos dados, enquanto sistemas tolerantes a falhas assumem que a falha não causará.
As cópias de segurança devem obedecer vários parâmetros, tais como: o tempo de execução, a periodicidade, a quantidade de exemplares das cópias armazenadas, o tempo que as cópias devem ser mantidas, a capacidade de armazenamento, o método de rotatividade entre os dispositivos, a compressão e criptografia dos dados. Assim, a velocidade de execução da cópia deve ser aumentada tanto quanto possível para que o grau de interferência desse procedimento nos serviços seja mínimo. A periodicidade deve ser analisada em função da quantidade de dados alterados na organização, no entanto se o volume de dados for elevado, as cópias devem ser diárias. Deve-se estabelecer um horário para realização da cópia, conforme a laboração da organização, devendo ser preferencialmente nocturno. Para uma fácil localização, a cópia deve ser guardada por data e categoria, em local seguro.