De acordo com o Manual de Redação ofcicial da Presidência da República:
a) Vossa Excelência, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo;
Presidente da República;
Vice-Presidente da República;
Ministros de Estado4;
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal;
Oficiais-Generais das Forças Armadas;
Embaixadores;
Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial;
Secretários de Estado dos Governos Estaduais;
O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido
do cargo respectivo:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
b e c) Com o fito de simplificá-los e uniformizá-los, este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente,
d) 3.3. Aviso e Ofício
3.3.1. Definição e Finalidade
Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares
e) A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial;