O processo de Digitalização engloba as seguintes etapas:
Preparação: os documentos, muitas vezes, precisam ser restaurados pela forma imprópria de armazenamento ou pelo constante manuseio do papel. Mesmo não havendo este trabalho de restauração é necessário que todos os "clips", grampos, cola ou qualquer elemento que prejudique sua passagem no scanner, sejam retirados. O processo de preparação para microformas consiste na organização dos mesmos, na seqüência definida pelo cliente para digitalização.
Digitalização: imagem digital, disponibilizando para uma posterior pesquisa de forma rápida e objetiva.
Indexação: para obter-se as imagens dos documentos digitalizados de maneira rápida e precisa, será desenvolvido um software que, através de índices pré- definidos pelo cliente, possibilitará a recuperação das mesmas. Definidos estes índices, os documentos podem ser indexados através de códigos de barras, OCR (Optical Character Recognition) ou por digitação.
Manutenção/Inspeção: todas as imagens geradas a partir do processo de digitalização serão revisadas, a fim de se verificar se as mesmas estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto. Todo o trabalho realizado é gravado em algum meio magnético ou óptico, ficando disponível para consulta e impressão. Hoje, o meio de armazenamento mais utilizado é o CD-R pelo seu baixo custo, por sua rapidez de acesso à informação e por manter a integridade dos dados por um tempo incomparável a qualquer meio magnético.
Fonte: GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS A TECNOLOGIA QUE ESTÁ MUDANDO O MUNDO