É o que prevê o item 7 (p. 36), do e-ARQ.
É necessário o desenvolvimento de uma série de instrumentos para apoiar os procedimentos e operações técnicas de gestão arquivística de documentos.
Instrumentos principais
• plano de classificação, codificado ou não, baseado nas funções e atividades do órgão ou entidade;
• tabela de temporalidade e destinação;
• manual de gestão arquivística de documentos;
• esquema de classificação referente à segurança e ao acesso aos documentos.
Instrumentos adicionais
• glossário;
• vocabulário controlado;
• tesauro.
Outros instrumentos que não são específicos da gestão arquivística de documentos, mas podem apoiar as operações de gestão:
• relatório de análise do contexto jurídico-administrativo do órgão ou entidade;
• relatório dos riscos que envolvem as atividades desenvolvidas pelo órgão ou entidade;
• plano de contingência e plano de prevenção contra desastres;
• estrutura organizacional e delegação de competências do órgão ou entidade;
• registro dos funcionários e das permissões de acesso aos sistemas do órgão ou entidade.