A Lei 8.159/ 91, em seu parágrafo 3o define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente .
Assim, podemos entender que qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existente na instituição, de forma a assegurar a eficiência das atividades administrativas, estará inserida na gestão de documentos.
A gestão de documentos é atingida através do planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.
Item errado! Este seria o conceito de Gestão da Informação. A Gestão de Documentos está restrita ao controle do fluxo de documentos de arquivo (desde sua produção até sua destinação). Devemos considerar que nem todos os documentos são de arquivo (o que já exclui o papel da Gestão de Documentos para estes), e que a base de conhecimentos da instituição também é composta por informações que não estão registradas em documentos (conhecimento dos profissionais, por exemplo). Sendo assim, não há como gerir, ao menos a partir da Gestão de Documentos, toda a base de conhecimentos da instituição, mas tão somente o fluxo dos documentos de arquivo.
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