Padrões de quantidade especificam quanto de um insumo deveria ser usado para fabricar um produto ou prestar um serviço. Padrões de preço especificam quanto deveria ser pago por cada unidade de insumo. As quantidades reais e os custos reais dos insumos são comparados a esses padrões. Se a quantidade ou o custo dos insumos se afastar muito dos padrões, os gerentes investigam a discrepância para encontrar a causa do problema e eliminá-lo, ou pelo menos mitigá-lo. Esse processo é chamado gerenciamento por exceção.
No nosso dia a dia, em geral operamos em modo de gerenciamento por exceção. Considere o que acontece quando você se senta no banco do motorista de seu carro. Você coloca a chave na ignição, vira a chave e liga o carro. Sua expectativa (o padrão) de que o carro seja ligado é atendida; você não precisa abrir o capô do carro e verificar a bateria, os cabos de conexão, as mangueiras de combustível, e assim por diante. Se você virar a chave e o carro não ligar, aí você terá uma discrepância (variação). Suas expectativas não são atendidas, e você precisará investigar os motivos. Observe que mesmo que o carro ligue depois de uma segunda tentativa, ainda assim seria sensato investigar. O fato de as expectativas não serem atendidas deveria ser visto como uma oportunidade para descobrir a causa do problema em vez de ser apenas motivo para irritação. Se a causa subjacente não for descoberta e corrigida, o problema pode acontecer de novo e piorar muito.