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Fases da Gestão
A gestão de documentos se divide em três fases básicas, são elas:
Produção de documentos (1ª Fase) Esta fase trata da elaboração de documentos, de acordo com atividades específicas executadas por um órgão ou setor. Prioriza-se a criação de documentos úteis e descarta-se a produção dos que não são essenciais, diminuindo a quantidade a ser manuseada, armazenada, controlada ou eliminada, possibilitando o uso adequado de alguns recursos como a automação e a reprografia.
Utilização de documentos (2ª Fase) O fluxo percorrido pelos documentos é um exemplo desta fase, pois esse processo é fundamental para que a sua função administrativa seja cumprida. A guarda desses documentos, logos após cessar seu trâmite, também é um exemplo desta fase.
Destinação de documentos (3ª Fase) Nesta fase se decide quais documentos devem ser eliminados e quais serão preservados, baseando-se em análise, seleção e fixação de um prazo de guarda.
gabarito D
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PRODUÇÃO
UTILIZAÇÃO
DESTINAÇÃO
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A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização e destinação.
A fase de produção engloba atividades que antecedem a criação dos documentos, ou mesmo a implantação do arquivo, como estudos de leis, elaboração de normas, regras e padrões, projeção de formulários, determinação de fluxogramas e processos, etc.
A fase de utilização engloba atividades que sucedem a criação dos documentos, como a análise, o empréstimo, o controle de tramitação, a classificação, a consulta, o arquivamento, etc.
A fase de destinação engloba atividades que sucedem a utilização dos documentos, como a avaliação, a destinação, o descarte, etc.
Como vimos, as atividades de determinação de normas e padrões, de elaboração de formulários, e de escolha de métodos, critérios e ferramentas estão na fase de produção. São atividades que se caracterizam por sua natureza de planejamento.
Sendo assim está correta a alternativa de letra "D".
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só pela lógica você acertaria essa!
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Resolução: o programa de gestão de documentos é composto pelas fases de produção, utilização, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos (PUTAA).
Cada uma dessas fases possuem procedimentos desenvolvidos em seu âmbito, que fazem a engrenagem da gestão documental girar.
Os exemplos de ações apresentados pela questão são desenvolvidos na fase de produção.
Resposta: D