Segundo VALENTINI (2013) — Vimos no primeiro capítulo da presente obra as definições de protocolo existentes na terminologia arquivística, as quais relembramos abaixo:
– denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.
– denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.
– livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos:
• recebimento e classificação;
• registro e movimentação.
Obs.: O órgão de uma empresa responsável pela concentração das atividades chamadas de controle da documentação é o setor intitulado Protocolo e Arquivo, ou Protocolo e Expedição, ou algo parecido.
Dicas de Prova:
1a) Protocolo – intimamente relacionado às atividades de controle;
2a) São consideradas atividades de controle:
• recebimento;
• classificação (ver o assunto mais pertinente ao documento);
• registro;
• autuação;
• distribuição;
• movimentação (trâmite, fluxo);
• expedição.
3a) Protocolo – ligado à entrada de documentos em um organismo;
Expedição – ligada à saída de documentos em um organismo.
4a) Autuação – colocar na capa do processo o carimbo de protocolo – numerador/datador – de preferência, no canto superior direito.
3.1.1. Recebimento e Classificação
Principais atividades: recebe o documento; separa os documentos (oficial do particular, ostensivo do sigiloso); encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular aos determinados destinatários; interpreta e classifica os documentos ostensivos; encaminha os documentos ao setor de registro e movimentação.
3.1.2. Registro e Movimentação
Atua na distribuição e redistribuição de documentos.
Gabarito: D.
O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos:
• recebimento e classificação;
• registro e movimentação.
Recebimento e Classificação
- recebe o documento;
- separa os documentos (oficial do particular, ostensivo do sigiloso);
- encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular aos determinados destinatários;
- interpreta e classifica os documentos ostensivos;
- encaminha os documentos ao setor de registro e movimentação.
Registro e Movimentação
- Atua na distribuição e redistribuição de documentos.
Renato Valentini - Arquivologia para Concursos, 4ª Edição.