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Certo
Primeiro se registra o documento no protocolo para que depois se inicie a tramitação pelas diversas seções, departamentos, divisões, etc.
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Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação.
Fases do protocolo:
Recebimento;
• Classificação;
• Registro – Autuação;
• Movimentação: Expedição – Distribuição;
• Controle da tramitação / movimentação.
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• Registro / Autuação
• É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um número de acompanhamento (autuação ou protocolização).
• Controle da tramitação / movimentação
• É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez, quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes, e encaminhar para o setor de destino.
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E o documentos pessoais, exemplo encomendas, não precedem de registro no protocolo?
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(CERTO)
"Precede" = que acontece antes. Ou seja, primeiro registra o documento produzido ou recebido pela instituição e depois provoca sua movimentação/tramitação nos seus respectivos setores.
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A regra é que se registre antes da tramitação, mas os documentos particulares não são registrados e sim recebido e encaminhado ao destinatário. Por isso para mim a questão não está correta devido a palavra SEMPRE. Vai entender essa banca!!!!!!
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Acredito que outras duas questõe ajudam a responder, vejam:
Prova: CESPE - 2011 - EBC - Técnico - Administração Disciplina: Noções de Arquivologia | Assuntos: Protocolo; Arquivo Corrente;
O registro dos documentos, atividade típica dos arquivos correntes, deve ser realizado no momento da criação ou no do recebimento desses documentos.
GABARITO: CERTA.
Prova: CESPE - 2013 - ANS - Técnico Administrativo Disciplina: Arquivologia | Assuntos: Protocolo;
A primeira atividade do protocolo, quando o documento de arquivo é produzido ou recebido, é o registro desse documento.
GABARITO: CERTA.
"Fica aqui o meu apelo para a equipe do site “QUERO MINHA VERSÃO ANTIGA DO QC”
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Não concordo com o gabarito. Vejamos o conceito de "tramitação", segundo o Glossário do Conarq:
Tramitação:
Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o
cumprimento de sua função administrativa. Também denominado de trâmite ou movimentação (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.164).
Dessa forma, o registro faz parte da tramitação do documento.
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Discordo do gabarito e justifico com uma questão da própria CESPE!
Vamos lá....
A questão em tese diz: "O registro dos documentos de arquivo recebidos no setor de protocolo precede SEMPRE a tramitação desses documentos pelos setores de destino do órgão ou agência".
(CESPE / MPE – PI / 2012) As correspondências particulares NÃO são REGISTRADAS nos
setores de protocolo, apenas são distribuídas aos destinatários. CERTA
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Correto!
falando claramente, primeiro protocola-se e depois encaminha-se a documentação para o setor de destino.
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Responde a Merien: a fase de registro e autuação tem a exceção de documentos sigilosos ou particulares
As fases do setor de protocolo são: recebimento, registro e autuação, classificação, expedição/distribuição, controle da tramitação/movimentação.
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O registro dos documentos de arquivo recebidos no setor de protocolo precedesempre a tramitação desses documentos pelos setores de destino do órgão ou agência.
ITEM CORRETO.
JUSTIFICATIVA: Quando recebe os documentos, o protocolo efetua o REGISTRO destes (cadastro dos dados de acesso) antes de encaminharem estes documentos par a seus destinos, quando os mesmos começam a tramitar na instituição.
http://blog.grancursosonline.com.br/wp-content/uploads/2014/09/comentarios-anatel-arquivo.pdf
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merien costa - A questão fala sobre "documentos de arquivos" e não correspondências pessoais, aquelas SEMPRE serão registradas.
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preceder = preexistir, anteceder.
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O registro ocorre logo após o recebimento, enquanto que a tramitação é a última etapa do protocolo.
A ordem é a seguinte:
· Recebimento
· Registro (cadastro dos dados básicos do documento no sistema de controle).
· Autuação (este procedimento somente surgirá caso o documento deva ser transformado em um processo).
· Classificação (é procedimento que buscará classificar o documento em um dos códigos existentes no Plano de Classificação da instituição).
· Expedição (envio do documento para outro órgão, externo à estrutura da instituição);/Distribuição (remessa de documentos para as unidades responsáveis dentro da estrutura da própria instituição).
· Controle/Movimentação da Tramitação de Documentos (identificação dos setores por onde tramitam os documentos, permitindo sua recuperação, caso necessário, bem como a identificação de eventuais atrasos na tramitação).
FONTE:
Felipe Cepkauskas Petrachini - Estratégia Concursos
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Valeu Isabela com essas outras questões esclareceu o assunto. =)
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Concordo que o registro vem antes da distribuição, e que a questão fala de documentos de arquivo,não documentos pessoais. Porem documentos sigilosos são oficiais,de arquivo,e não passam pela fase do registro!!
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FASES DO PROTOCOLO
1º RECEBIMENTO
2º CLASSIFICAÇÃO
3º REGISTRO - AUTUAÇÃO (nº cadastrado em sistema)
4º MOVIMENTAÇÃO: EXPEDIÇÃO (externa) - DISTRIBUIÇÃO (interna)
5º CONTROLE DA TRAMITAÇÃO/ MOVIMENTAÇÃO (rastreamento)
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Discordo do gabarito.
Documentos arquivos ostensivos passam pelo protocolo antes da tramitação, mas os sigilosos não devem passar pelo protocolo.
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E no caso de documentos particulares que não são registrados, e sim distribuídos...
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Os dois últimos comentários abaixo deste que aqui vos escrevo, escritos por nossos colegas Timóteo e José, apresentam dúvidas que podem confundir os outros coleguinhas. Na verdade, baseado em meu pouco conhecimento sobre o assunto, todavia firmado com base no livro Arquivologia Facilitada, creio que todos os documentos serão recebidos pelo Protocolo, bem como autuados. Porém, se eles forem sigilosos, não serão abertos para classificação, mas mandados direto para o destinatário.
Quem estiver em dúvida, investiguem um pouco mais o assunto e vejam se o meu comentário procede.
Fonte: Arquivologia Facilitada, 3ª Edição, Revista e Corrigida. 2015.
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Mas o registro não ocorre só no caso de documentos ostensivos? Os sigilosos não são só recebidos e já encaminhados para o destinatário?
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O recebimento e o registro de documentos no setor de protocolo precede qualquer ação de utilização do documento, pois cabe ao protocolo controlar toda a tramitação dos documentos.
O registro consiste em anotar os metadados do documento (espécie, número, assunto, destinatário, remetente, data, etc) em um sistema de controle para que seja possível recuperar o documento quando necessário. Sendo assim, é fundamental que esta atividade ocorra antes que os documentos sejam tramitados pelos setores.
Certa a afirmativa.
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Precede = que vem antes
Voltemos à questão:
O registro dos documentos de arquivo recebidos no setor de protocolo precede sempre a tramitação desses documentos pelos setores de destino do órgão ou agência.
Registrar é fazer uma cadastro dos dados básicos do documento, vem logo após a fase de recebimento. Oras, como vamos tramitar um documento dentro de um órgão sem nem ao menos saber de quem ou o que ele é?
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O registro acontecerá antes da tramitação dos documentos em uma instituição, pois é necessário o registro para que seja possível o adequado controle da tramitação dos mesmos.
A questão dos documentos sigilosos: no setor de Protocolo, eles serão recebidos e encaminhados diretamente aos seus destinatários. Apenas recebidos e encaminhados aos destinatários. Logo, a questão está correta mesmo, pois os documentos sigilosos não serão registrados, logo não entram entram no raciocínio da questão que trata apenas dos documentos que serão registrados !
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Documento não tramitam sem ser registrado.
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CORRETO.
"O registro dos documentos de arquivo recebidos no setor de protocolo precede sempre a tramitação..."
ou seja: primeiro REGISTRA e depois eles vão passear(tramitar)
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A palavra "Sempre" me fez achar que era uma pegadinha da banca, mas infelizmente caí na pegadinha de achar que era uma pegadinha. Me ferrei ! :)
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Para quem está em duvida sobre os documentos sigilosos e particulares: Os documentos sigilosos e particulares NÃO são documentos de arquivo. Apenas os documentos de arquivo precisam ser registrados.
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Gente!!!! Depois de errar essa e algumas questões do tipo, estou começando a entender a dinâmica do CESPE. Penso como o colega Moisés Pessoa, para o CESPE, DOCUMENTOS DE ARQUIVO não inclui os documentos sigilosos e particulares. Ou seja, onde estiver DOCUMENTOS DE ARQUIVO leia-se: DOCUMENTOS OSTENSIVOS. Observem por meio destas questões:
Q592244-Todos os documentos de arquivo que entram e saem da organização devem ser registrados no protocolo.(CERTO)
Q308598-Os documentos que não são considerados de arquivo não devem ser registrados pelos serviços de protocolo, podendo ser distribuídos pela organização sem registro.(CERTO)
Eu estava já com raiva do CESPE, mas, depois que entendi, ficou mais fácil rsrsrss
Espero que eu possa ter ajudado os colegas!! Bons estudos e fiquem com Deus!
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A meu ver, acerto da questão não é falar que documentos sigilosos não são documentos de arquivo. São sim.. pertencem ao fundo e proveniência da organização, da mesma forma, claro que com procedimentos e etapas especiais. Devido à natureza do seu assunto e grau de sigilo.
Porém, o "alvo" da questão foi em tratar as fases do protocolo, e sim, regristro PREEEEEEECEDE vem primeiro que a tramitação, a qual é uma das útlimas etapas do protocolo.
GAB CERTO
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ERREI ESSA QUESTÃO, MAS ACHEI O ERRO.
OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO, sim, esses sempre serão registrados antes da tramitação. Mas, porém, contudo, todavia, entretanto, no entando, nem sempre OS DOCUMENTOS serão registrados antes da tramitação. Isso porque só se registram documentos DE ARQUIVO.
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CERTO
As atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação são de responsabilidade do PROTOCOLO
-------------------------------------------------------> SETOR 1
I
PROTOCOLO --------------------------------------------I --------------------------------------------------------> SETOR 2
(REGISTRO) (DISTRIBUIÇÃO) I
-------------------------------------------------------> SETOR 3
(TRAMITAÇÃO)
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Precede = vem antes
Gab: C
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CERTO
O objetivo do registro é ter o acesso / localização dos documentos. É impossível o documento tramitar sem saber sua devida localização, ou seja, sem rer seu registro.
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Registro: Cadastro (Controle sucinto/resumido) Obs: Registro+ Autuação= abertura do processo.
A primeira atividade do protocolo, quando o documento de arquivo é produzido ou recebido, é o registro desse documento.
O registro é uma atividade típica dos arquivos correntes, deve ser realizado no momento da criação ou no do recebimento desses documentos, é quando o Protocolo insere os dados de determinado documento/correspondência em um sistema (manual ou informatizado) e atribui um código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornece dados de suas características fundamentais aos interessados.
A fase do registro não se aplica aos documentos particulares, pois estes não são registrados nos setores de protocolos, mas sim distribuídos aos destinatários.
Obs. para o Cespe, documentos de arquivo não inclui os documentos sigilosos e particulares (que são correspondências pessoais). ou seja, onde estiver documentos de arquivo entenda-se: documentos ostensivos. Senão, vejamos:
“O registro dos documentos de arquivo recebidos no setor de protocolo precede sempre a tramitação desses documentos pelos setores de destino do órgão ou agência.” (CERTO)>>significa que ele não considerou os documentos sigilosos e particulares.
“Todos os documentos de arquivo que entram e saem da organização devem ser registrados no protocolo.” (CERTO)
“Os documentos que não são considerados de arquivo não devem ser registrados pelos serviços de protocolo, podendo ser distribuídos pela organização sem registro.” (CERTO)
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Comentário da @concursadadedeus está perfeito!!!
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e se for sigiloso ou particular?
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E quanto aos documentos digitais? Eles não precisam passar pelo protocolo. Sua movimentação dentro da organização não se chama tramitação?
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Para fins de registro:
- A CESPE costuma entender que documentos de arquivo não abarcam documentos particulares, o que é consenso, já que não são orgânicos, e documentos sigilosos, pelos quais não vejo razão para tanto, mas cabe a gente decorar :'-[