Questão 13444

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: TRT - 16ª REGIÃO (MA)
• Ano: 2005
• Provas: CESPE - 2005 - TRT - 16ª REGIÃO (MA) - Técnico Judiciário - Área Serviços Gerais
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Definições / Fases da Gestão de Documentos; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

A gestão de documentos compreende um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fases corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Acerca desse assunto, julgue os itens que seguem.

A produção de documentos corresponde ao momento da elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.

• C. Certo
• E. Errado

Gabarito: C

Comentários

• Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar
  documentos em razão das atividades específicas de uma
  Área ou Setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criação de
  documentos, evitando-se a produção daqueles não
  essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado,
  controlado, armazenado e eliminado, garantindo, assim, o
  uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.
• destinação .
  1ª Fase (Produção)
  Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. Recomenda-se, nesta fase, evitar a reprodução desnecessária de documentos, pois o acúmulo desordenado de papéis implicará em maior dificuldade do controle das informações no arquivo .
  2ª Fase (Utilização)
  Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
  Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. O arquivamento também será controlado nesta etapa. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
  3ª Fase (Avaliação e Destinação)
  Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.

• Fases básicas da gestão de documentos: 

  Produção: Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando que sejam elaborados documentos desnecessários. Com isso, irá diminuir o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.   

  Utilização: está ligada ao fluxo documental. Inclui as atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de acesso à documentação e a recuperação de informações, indispensável ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas.

  Destinação: fase primordial. Irá decidir quais documentos serão eliminados ou preservados permanentemente.  

• Para os não assinantes:

   

  Gabarito: certo