Questão 13447

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: TRT - 16ª REGIÃO (MA)
• Ano: 2005
• Provas: CESPE - 2005 - TRT - 16ª REGIÃO (MA) - Técnico Judiciário - Área Serviços Gerais
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Avaliação de Documentos; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

A gestão de documentos compreende um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fases corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Acerca desse assunto, julgue os itens que seguem.

A utilização de documentos se desenvolve mediante a análise e a avaliação dos documentos acumulados no arquivo. O objetivo desse processo é estabelecer prazos de guarda, determinando quais documentos serão objeto de arquivamento permanente, o protocolo deste, a expedição, se for o caso, a organização e, por fim, a eliminação, caso tenham perdido seu valor de prova ou de informação para a instituição.

• C. Certo
• E. Errado

Gabarito: E

Comentários

• Com base na teoria das três idades, a aplicação dos critérios de avaliação efetiva- se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou probatório. Deve-se evitar a transferência para arquivo intermediário de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliação e seleção nesta fase de arquivamento é extremamente oneroso do ponto de vista técnico e gerencial.
• Na verdade a análise e avaliação dos documentos são integrantes da etapa de destinação, onde se faz o estudo e a triagem dos documentos que deverão ser arquivados permanentemente devido ao seu caráter probatório ou informativo, e aqueles que não possuem mais nenhum valor e devem ser eliminados.
  
  Produção, utilização e destinação são etapas da gestão de documentos.
• Achei essa questão cruel.
  Não entendi ainda =/
• Gente,
  Não se deve deixar para analisar um arquivo, quando este esteja acumulado de documentos.
  
  O normal é que essa análise seja feita anteriormente, com a tabela de temporalidade da instituição.
• Avaliação e destinação dos documentos
  A Avaliação de um documento é feita através da análise e seleção do mesmo, com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação (cria-se uma tabela de temporalidade), contribuindo, assim, para a racionalização dos arquivos.
  
  A Destinação é um conjunto de operações subsequentes à fase de avaliação, visando encaminhá-los à guarda temporária (transferência) ou a permanente (Recolhimento), à eliminação ou à microfilmagem. Arquivologia (Renato Valentini).
• o protocolo dos documentos é realizado antes que eles sejam enviados aos arquivos.
• Documentos podem ser eliminados da instituição?
  
  
  
  Talvez isso seja uma armadilha na questão...
• Pessoal, aqui há um pegadinha clássica, a questão fala de documentos de arquivo permanente, desde quando estes documentos podem ser eliminados, como sugere o enunciado? É só ler...
• Muita polêmica nesta questão, mas o erro reside no fato de que a fase de avaliação desenvolve-se em um momento distinto da utilização do documento. O resto do enunciado é balela, enchimento de linguiça para desavisados.
• os documentos que tem valor de prova ou infformação para a instituição sao os permanentes que nao podem em hipotese alguma serem elimimados
• A utilização acontece ANTES da Avaliação e refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
  Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. O arquivamento também será controlado nesta etapa. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
  
• Gente, segundo a Rebecca Neves, em Noções Básicas de Arquivologia, a gestão de documentos possui três fases básicas, que são 1ª) Produção de documentos;2ª) Utilização de documentos (trâmite do documento no qual ele cumpre sua função administrativa);3ª) Destinação de documentos (a qual envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos para guarda de documentos e, portanto, sua eliminação ou não). Dentro destes termos, a gente pode inferir que a utilização de documentos NÃO se desenvolve mediante a análise e avaliação. O que se desenvolve mediante análise e avaliação é a terceira fase, isto é, a destinação de documentos. Em resumo, a utilização vem antes, a destinação dos documentos vem em um período posterior (quando da avaliação da destinação dos documentos). Por curiosidade: a) análise: determina a codificação através da qual o documento será arquivado e que referências cruzadas serão utilizadas. Também poderão ser classificados, neste momento, o documento cuja classificação ainda não tenha sido denominada pelo setor do protocolo. b) avaliação: ela ocorre na fase corrente, com o intuito de separar os documentos que possuem valor eventual daqueles que possuem valor informativo ou probatório.
• A utilização de documentos se desenvolve mediante a análise e a avaliação dos documentos acumulados no arquivo. O objetivo desse processo é estabelecer prazos de guarda, determinando quais documentos serão objeto de arquivamento permanente, o protocolo deste, a expedição, se for o caso, a organização e, por fim, a eliminação, caso tenham perdido seu valor de prova ou de informação para a instituição.
  
  Pessoal, acredito que o erro da questão está, justamente, na parte que assinalei. Vejamos:
  
  Qual o arquivo responsável em armazenar documentos com valor secundário, probatório ("valor de prova", como afirma a questão), informativo? É o arquivo permanente. Ora, nesta fase, não ocorre mais a eliminação: esta é decidida na destinação (atividade de arquivo corrente). 
  
  Resumindo: se determinado documento tem valor probatório, ele deve ser armazenado em um arquivo permanente. E, como sabemos, nesta fase não pode ocorrer o descarte. 
• O enunciado da questão faz referência à Fase de Avaliação e Destinação de documentos.
• Afirmativa ERRADA - conforme nos explicam as professoras Bernardes e Delatorre, A utilização de documentos não se desenvolve mediante a análise e a avaliação dos documentos acumulados no arquivo. Além disso, o objetivo do processo de utilização não é estabelecer os prazos de guarda. Conforme as professoras, "A fase de utilização dos documentos inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição), todas as atividades de Arquivo (organização e arquivamento, reprodução, acesso à documentação e recuperação de informações) e a gestão de sistemas de protocolo e arquivo, sejam eles manuais ou informatizados." Além disso, a avaliação ocorreria na fase de Destinação de documentos. Essa "avaliação se desenvolve a partir da classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos públicos ou empresas privadas, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinação final, garantindo a preservação de documentos de guarda permanente e a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor probatório e informativo." FONTE: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/GESTAO_DOCUMENTAL_APLICADA_Ieda.pdf.
• só pelo final da questão já dá pra marcar como errada, pois os documentos com valor probatório e informativo não poderão ser eliminados, por isso que existe o arquivo permanente, para preservar  DOCUMENTOS COM VALOR HOSTÓRICO. PROBATÓRIO E INFORMATIVO!
• Acertei a questão por identificar o erro no final do enunciado (não sei se há mais alguma coisa errada), enfim...
  Lei 8.159/91
  Art. 8º
  § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
  
  O final da questão diz:
  "...e, por fim, a eliminação, caso tenham perdido seu valor de prova ou de informação para a instituição."
  
  Bem, perder o valor de prova ou de informação não é o suficiente para se eliminar um documento, pois ele pode ainda preservar o valor histórico.
• "o protocolo deste" refere-se a "arquivo permanente"     linha 2
• Segundo a secretária do Senado:
  
  Fase permanente: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
  
  O que corrobora com a opinão mais elaborada de nossos colegas.
• Estabelecer prazos de guarda, ok UTILIZAÇÃO.
  Protocolo, ok UTILIZAÇÃO.
  
  

  Expedição, ok UTILIZAÇÃO.

  
  

  Eliminaçao, não! É na FASE DA DESTINAÇÃO.