A seleção dedocumentos para preservação permanente deve contar com a decisão final dos arquivistas do Arquivo Nacional. Segundo a Unesco, conforme o trabalho de James Rhoads, há quatro níveis de aplicaçãode programas de gestão de documentos:
- o nível mínimo estabelece que o governo deve contar, ao menos, comprogramas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos pararecolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente;
- o nível mínimo ampliado complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário;
- o nível intermediário compreende os dois primeiros, bem como a adoçãode programas básicos que consistem geralmente, em elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência edocumentos vitais etc.;
- o nível máximo que inclui todas asatividades já descritas, complementadas por gestão de diretrizesadministrativas, de correspondência e telecomunicações, de maquinas copiadoras,uso de recursos de automação etc.