· A biblioteconomia analisa o assunto do documento para a classificação, enquanto a arquivologia analisa o contexto de criação
· Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros
· Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criadas por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservadas para a consecução dos seus objetivos, visando à utilização que poderá oferecer no futuro.
· ACUMULAÇÃO DE DOCUMENTOS – É o processo sedimentar de constituição do acervo, no recolhimento e reunião, de acordo com o funcionamento da entidade produtora.
· No arquivo, Os documentos são produzidos e conservados com fins funcionais, geralmente em um único exemplar ou em limitado número de cópias.
· A documentação referente a um assunto específico ou assuntos ligados entre si é preservada como um conjunto . Logo, um documento em conjunto tem muito mais valor do que quando desmembrado do seu conjunto (caráter orgânico do documento de arquivo)
· Seu acervo faz-se natural e cumulativamente.(Logo, se a questão falar em “reunido intencionalmente” estará errada).Os documentos são unidos pela sua proveniência ou origem (princípio básico da Arquivologia). Reúne materiais de gama variável, oriundos de atividade funcional ou intelectual de instituições ou de pessoas, produzidos no decurso de suas funções.
· Quanto ao suporte, são documentos principalmente textuais. O arquivo é órgão receptor, e o seu público é formado pelos administradores (produtores dos documentos) e pesquisadores.
· Não obstante forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.(Principio da Unicidade)
· Um arquivo pode ser:
o -Um conjunto de documentos(ACERVO)
o -Um móvel para guarda dos documentos / Um local onde os documentos serão guardados.
o -Um órgão governamental ou órgão institucional
· Um arquivo não pode ser:
o Coletânea de Livros do Machado de Assis (pois isso está presente na biblioteca)