Microficha é um segmento de
filme de 4” x 6” (105mm x 148 mm) onde, através do registrador COM – Computer
Output Microfilm – , são impressas centenas de páginas de um relatório,
mediante determinado grau de redução das informações microfilmadas (a redução
usual é a de 42x). No caso específico do Livro Diário, a Instrução Normativa no 107 do
DNRC recomenda a impressão de 175 páginas por microficha, na redução de 42
vezes.
A microficha contém
as seguintes áreas:
TÍTULO: Na área de título visível a olho nu são
impressos os dados extraídos do relatório, tais como nome da empresa, número do
Livro Diário, data de referência, primeiro e último lançamentos daquela
microficha (de/ até), e o número seqüencial ascendente (situado sempre no lado
direito superior de cada microficha).
ÁREA DE DADOS: É
onde são impressas as 175 páginas (fotogramas) de seu Livro Diário. Cada uma
das páginas ao longo do relatório deverá conter um número seqüencial
ascendente, posicionado em local visível e as assinaturas do executivo e do
contabilista responsáveis pelas informações contábeis de sua empresa.
Para melhor posicionar as assinaturas dentro dos fotogramas (páginas), a
quantidade de linhas impressas por página será de, no máximo, 64 (sessenta e
quatro).
Em cada uma das
páginas (fotogramas) da área de dados o software COM imprime uma coordenada
(referência linha x coluna), com as linhas variando de “a” a “k” e as colunas
de 1 a 16. Através dessas coordenadas, verificadas no fotograma de índice, será
possível encontrar qualquer página na microficha, para isso bastando deslocar o
indicador do carro do leitor de microficha até a coordenada procurada.
ÍNDICE REMISSIVO: A microficha contém na sua parte direita inferior um índice remissivo,
equivalente a uma página de dados (01 fotograma) onde são armazenados todos os
primeiros lançamentos classificados das 175 páginas da microficha, seguidos de
uma coordenada cartesiana (referência linha x coluna) através da qual é
possível acessar, com um equipamento leitor, um documento específico dentre
aqueles contidos nas 175 páginas de uma microficha.