dddd4.4.5 Controlo dos documentos
Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da segurança e saúde do trabalho e pela presente Norma devem ser controlados. Os registos são um tipo específico de documentos e devem ser controlados de acordo com os requisitos constantes em 4.5.4.
A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos para:
a) aprovar os documentos quanto à sua adequação antes da respectiva emissão;
b) rever e actualizar, conforme necessário, e reaprovar os documentos;
c) assegurar que são identificadas as alterações e o estado actual da revisão dos documentos;
d) assegurar que as versões relevantes dos documentos aplicáveis estão disponíveis nos locais de utilização;
e) assegurar que os documentos permanecem legíveis e facilmente identificáveis;
f) assegurar que os documentos de origem externa definidos pela organização como necessários ao planeamento e operação do sistema de gestão da segurança e saúde do trabalho são identificados e a sua distribuição controlada; e
g) prevenir a utilização involuntária de documentos obsoletos, e identificá-los devidamente caso estes sejam retidos por qualquer motivo.