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Porque a gestão de documentos não Atua em todas as fases do ciclo de vida dos documentos ?
Dúvida cruel !
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se a gestão de documentos não atua na fase permanente pq a respost seria preservação de documentos históricos??? POR FAVOR PEÇAM COMENTÁRIOS DO PROFESSOR!
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De acordo com o art. 3o da Lei no 8.159/1991, gestão de documentos é “o conjunto
de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente”.
A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento)
até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto,
ela abrange todas as atividades (rotinas) inerentes às idades “corrente e
intermediária”.
(Arquivologia para concursos, Renato Valentini)
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Gente, vou responder item por item e depois vou colocar o meu comentário na questão Q359135 que pode ajudar muito.
a) Atua em todas as fases do ciclo de vida dos documentos. (E) Como o colega Bruno Gomes colocou "De acordo com o art. 3o da Lei no 8.159/1991, gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente."b) Preserva os documentos históricos necessários à organização e à sociedade. (C)
Vou explicar no comentário abaixo.
c) Trata dos documentos permanentes. (E) Mesma resposta da letra A.d) Possibilita a mudança dos assuntos nos documentos da fase intermediária. (E) Mudança de assuntos não acontece em nenhuma das fases e não tem nada a ver com gestão de documentos. Item inventado.e) Permite a implantação do sistema de protocolo nos arquivos correntes, intermediários e permanentes. (E) Protocolo ocorre somente no âmbito dos arquivos correntes.
Agora, para responder a letra B, utilizarei do comentário da questão Q 359135
Apesar de aplicada na fase corrente e intermediária, a gestão de documentos também se preocupa em contribuir para o acesso e preservação de documentos. Duas questões ajudam a entender melhor essa linha tênue sobre até que ponto as ações envolvidas no arquivo permanente são atividades da gestão de documentos. Vejam:
(CESPE) A gestão de arquivos permanentes faz parte dos objetivos e finalidades de um programa de gestão de documentos. (ERRADA)
(CESPE) Uma das principais finalidades da gestão de documentos é a proteção de documentos de valor permanente para a organização e a sociedade. (CERTO)
Comentário:
1. Existe gestão de documentos nos arquivos permanentes? NÃO.
2. Um dos objetivos da gestão de documentos é a preservação dos arquivos permanentes? SIM.
Eu não sei qual o número dessas questões aqui no QC porque costumo anotar somente o nome das bancas mas se vocês procurarem vão achar. Outra coisa: não coloquei nenhuma referência bibliográfica porque fui construindo esse entendimento através da leitura de várias coisas e fazendo questões. Até agora esse pensamento não falhou mas se alguém achar que está errado, estou à disposição. Espero ter ajudado.
Portanto, apesar da gestão de documentos não ser realizada no âmbito dos arquivos permanentes, ela tem como um de seus objetivos preservar os documentos históricos necessários à organização e à sociedade.
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Letra B.
a) Atua em todas as fases do ciclo de vida dos documentos. - Só na corrente e intermediária.
c) Trata dos documentos permanentes. - Não, só dos correntes e intermediários.
d) Possibilita a mudança dos assuntos nos documentos da fase intermediária. - Não se mudam os assuntos, porém os mesmos podem ser classificados no Protocolo (fase corrente).
e) Permite a implantação do sistema de protocolo nos arquivos correntes, intermediários e permanentes. - Protocolo só ocorre na fase corrente.
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Vamos analisar as alternativas, com base nos conhecimentos sobre gestão de documentos:
A) a gestão de documentos atua quando os mesmos possuem valor administrativo ou primário. Significa dizer que não há gestão de documentos na fase permanente, uma vez que os documentos dali não possuem valor administrativo. Errado.
B) Uma das funções da gestão de documentos é controlar o fluxo de documentos, para evitar a proliferação de documentos desnecessários, bem como a perda de documentos importantes, Correto.
C) Como já afirmado, a gestão de documentos somente atua nas fases onde os documentos possuem valor primário. Então não há gestão de documentos na fase permanente. Errado.
D) Considerando que a fase intermediária é uma extensão da fase corrente, os documentos classificados em um assunto devem manter a classificação na fase intermediária. Errado.
E) Os serviços de protocolo, por sua natureza, são técnica e administrativamente vinculados ao arquivo corrente, não tendo qualquer relação com as fases intermediária e permanente. Errado.
Gabarito do professor: Letra "B"
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vamos comentar todas as letras, sim ou sim?
a) a gestão de documentos atua somente na fase corrente e intermediária, mas isso não quer dizer que os arquivos permanentes não sejam afetados pelas ações desenvolvidas por ela.
b) olha o que acabamos de falar na letra A. A preservação de documentos históricos é um reflexo das atividades desenvolvidas na gestão de documentos nos arquivos permanentes. Não é o foco, mas desagua em uma seleção responsável de documentos com valor secundário. Legal, né?
c) A gestão de documentos não trata documentos permanentes. Ela atua somente nas fases corrente e intermediária
d) Os assuntos dos documentos não sofrem interferência em nenhum momento do ciclo vital.
e) O protocolo é desenvolvido na fase corrente.
Gabarito: B
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Todas as alternativas parecem absurdas, mas é apenas Serenna, do Direção, que explica que, apesar da gestão de documentos não fazer parte da fase permanente, ela contribui para o acesso e preservação desses arquivos.
Descobri isso agora!