Os caracteres externos estão explícitos na lista de itens da análise tipológica. O que não ficou muito claro pra mim é a definição. De toda forma, ao meu ver, quando a questão fala em definição está falando do nome do documento e, portanto, da sua tipolgia (espécie + função/atividade concernente).
Os itens a serem considerados na análise tipológica, segundo o modelo preconizado pelo Grupo de Trabalho dos Arquivistas de Madri, são:
1) Tipo [Espécie documental + atividade concernente]
1.1) Denominação a ser buscada na legislação, em tratados de direito administrativo, manuais de rotinas burocráticas, glossários, dicionários terminológicos ou a partir do próprio documento.
1.2) Caracteres externos (gênero, suporte, formato, forma).
2) Código da série que corresponde ao tipo no plano de classificação. Posição da série dentro do fundo ou do conjunto maior.
3) Entidade produtora acumuladora [atribuições]. Suas subdivisões correspondem, em geral, às funções, se for o caso.
4) [Atividade(s) que gera(m) o tipo documental em foco].
5) Destinatário, se for o caso.
6) Legislação que cria a entidade e a função/atividade que originará a série.
7) Tramitação. Seqüência das diligências e ações (trâmites), prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa até seu julgamento ou solução. É o procedimento que gera e em que atua a tipologia.
8) Documentos básicos que compõem o processo, se for o caso.
9) Ordenação. Posição dos documentos dentro da série.
10) Conteúdo. Dados repetitivos na tipologia analisada.
11) Vigência. “Qualidade que apresenta um documento enquanto permanecem efetivos e válidos os encargos e
disposições nele contidos”. [Tempo de arquivamento no arquivo setorial.]
12) [Prazos.] [Tempo de permanência no arquivo setorial.] Eliminação [ou preservação em arquivo permanente]. A fixação dos prazos não cabe quando se analisa documentos já de guarda permanente.
Fonte: Manual Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documentos de arquivo
Link:http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf8.pdf