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Nível mínimo: os órgãos devem conter programas de eliminação e retenção
de documentos e prever procedimentos de recolhimento da documentação a
uma instituição pública arquivística;
Nível mínimo ampliado: deve conter os requisitos do nível mínimo e
prever a existência de um ou mais locais destinados aos arquivos
intermediários;
Nível intermediário: o órgão deve prever a existência de um sistema de
arquivos e um programa básico de gestão e elaboração de formulários,
além dos dois níveis citados;
a instituição pública ou privada deve conter todas as
especificações citadas anteriormente, além de estar dotada de uma gestão
de diretrizes administrativas, de telecomunicações e de recursos de
automação e informática.
Para vocês compreenderem estes níveis de aplicação, vou criar uma
pequena história de um cotidiano não muito distante do nosso.
Alguém visita um arquivo de uma instituição pública, localizado em um
galpão, onde estes documentos estão esparramados em vários cantos. Há
uma grande dificuldade de achar qualquer informação desejada naquele
momento. Poeira, umidade, goteiras e um estado de conservação pavoroso
são características deste acervo analisado. Vocês acham que existe algum
programa de gestão de documentos aplicado neste arquivo? Obviamente que
não, muito menos existe um nível sequer de aplicação estabelecido pela
Unesco.
Porém, um grupo de profissionais é constituído para iniciar a
organização do arquivo. São elaborados um diagnóstico, um plano de
classificação, uma tabela de temporalidade e existem prazos de guarda e
de eliminação previstos. Em alguns meses, os resultados do trabalho são
percebidos de forma positiva e já existem documentos prontos também para
o recolhimento.
Desta forma, podemos dizer que existe um nível de aplicação, que é o
nível mínimo. Em seguida, com o passar do tempo, este mesmo arquivo
consegue evoluir seu programa de gestão de documentos de tal forma, que
eles conseguiram um local só para guardar a documentação da fase
intermediária. Nós sabemos que isto é por uma questão de economia de
material e de espaço, algo necessário nos dias de hoje. Neste caso, este
arquivo passou do mínimo para o nível mínimo ampliado.
Com o passar dos anos, este arquivo expande para outros locais desta
instituição pública, como por exemplo, o órgão responsável pela gestão
de pessoas (recursos humanos). Neste caso, os mesmos princípios
Embora tenha acertado a questão reconheço que a FGV pegou pesado.
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Níveis de Aplicação
São quatro os níveis em que a aplicação de um programa de gestão de documentos pode ser desenvolvida. São eles:
Nível mínimoNesse nível, é estabelecido que o órgão deve, como base em procedimentos, reter e eliminar documentos, assim como recolher aqueles que possuem valor permanente, de acordo com a instituição arquivística pública.
Nível mínimo ampliadoServe de complemento ao nível mínimo, existindo de um a mais centros de arquivamento intermediário.
Nível intermediárioNível mínimo e ampliado estão juntos nesta categoria que adota programas básicos para elaboração e gestão de formulários, além de correspondência e implantação de sistemas de arquivos.
Nível máximoTodas as atividades acima descritas estão inclusas nesse nível, que é complementado por gestão de telecomunicações, diretrizes administrativas e utilização de recursos da automação.
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Gab. C
Segundo a UNESCO, os níveis de aplicação de uma gestão de documentos são os seguintes:
– mínimo;
– mínimo ampliado;
– intermediário;
– máximo.
Renato Valentini - Arquivologia para concursos - 4ª edição
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Questão de nível superior.
José Maria Jardim em "O conceito e a prática de gestão de documentos":
Segundo a Unesco, conforme o trabalho de James Rhoads, há quatro níveis de aplicação de programas de gestão de documentos:
- o nível mínimo estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente;
- o nível mínimo ampliado complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário;
- o nível intermediário compreende os dois primeiros, bem como a adoção de programas básicos que consistem geralmente, em elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc.;
- o nível máximo inclui todas as atividades já descritas, complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc.
Fonte: https://simagestao.com.br/wp-content/uploads/2016/02/O-Conceito-e-a-Pratica-de-Gestao-de-Documentos.pdf