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Item 2.
Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, devemos
considerar tantos os métodos quanto os sistemas.
Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibilidade ou
não de recuperação da informação sem o uso de instrumentos.
Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto de
busca e/ou recuperação, como por exemplo, os métodos alfabético e
geográfico.
Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indireto de
busca e/ou recuperação, como são os métodos numéricos.
Existe ainda outro sistema, chamado sistema semidireto, que serve apenas para
agregar o método alfanumérico.
Este método se caracteriza pela “necessidade
parcial” da utilização de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos
de uma tabela para localizar uma estante, mas não para localizar uma gaveta
ou prateleira: a partir da localização da estante, a prateleira será localizada de
forma direta.
Os métodos de Arquivamento são os CRITÉRIOS que determinam o
modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca
dos mesmos (recuperação da informação). Esses métodos de arquivamento
são divididos em duas classes, os básicos e os padronizados (não confundir
com a divisão em dois sistemas, o direto e o indireto).
Pertencem à classe dos básicos quatro métodos: alfabético, numérico,
geográfico e ideográfico. À classe dos padronizados pertencem outros cinco
métodos: variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo
ENFIM, alfanumérico é um sistema híbrido (o semidireto), não um dos dois tipos de métodos existentes.
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I) A autuação (ou registro) é uma das etapas do protocolo, caracterizada por atribuir ao documento um número de acompanhamento. Item correto.
II) O método alfanumérico é incluído no sistema semi-indireto. Item incorreto.
III) Item correto.
IV) O prazo de guarda de protocolos, em fase corrente, é de 05 (cinco) anos. Item incorreto.
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O "confidencial" mesmo sendo revogado por uma lei federal continua aparecendo nas questões, apesar de não ter sido fator relevante nessa.
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GABA: D
Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser:
• Ultrassecreto, secreto e reservado (não existe mais o grau confidencial). Porém, foi considerado na questão.
Prazos máximos de classificação (restrição) de acesso à informação:
• no grau ULTRASSECRETO – 25 anos;
• no grau SECRETO – 15 anos;
• no grau RESERVADO – 5 anos.
(Arquivologia para Concursos - Renato Valentini. 2013. 4Ed.)
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O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado um sistema semi-indireto.
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De acordo com o que aprendi, não há um prazo definido para documentos do arquivo corrente, como disseram. Enquanto ele mantiver seu valor administrativo e for muito utilizado, estará na fase corrente. O que determina a transferência é a frequência de uso, e não o tempo.
Corrijam-me se me equivoco.
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I - Esta é a única questão integralmente correta.
II - O método alfanumérico não pertece às classes de método básico e padronizados, porém se trate de um sistema semi-indireto.
III - * Essa questão deveria ser anulada, se é que não foi, pois não existe, atualmente, documentos de caráter confidencial quanto à natureza do assunto.
IV - Arquivos correntes não tem um prazo de guarda predeterminado, a frequência de uso constitui fato determinante tanto para a transferência quanto para o recolhimento dos documentos aos arquivos.
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A primeira errei por q achei q indepedentemente tinha relação comgrau de sigilo
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Vamos analisar os itens um por vez:
I - É de responsabilidade dos serviços de protocolo o controle de tramitação e expedição de documentos e processos. Também é de responsabilidade dos serviços de protocolo a autuação de processos, independente de qualquer coisa. Correto.
II - O método alfanumérico é uma combinação dos métodos alfabético e numérico arquivamento. Contudo, estes dois métodos pertencem ao conjunto dos métodos básicos, o que faz que o método alfanumérico também pertença ao conjunto dos métodos básicos. Errado.
III - Entre as rotinas de protocolo está o recebimento de documentos, que consiste na abertura e leitura do mesmo para efetuar o registro e classificação. Contudo, esta rotina não dever executada case se trate de documentos particulares ou sigilosos, pois estes devem ser enviados diretamente aos destinatários. Correto.
IV - Não pode have guarda de documentos no protocolo, pois o mesmo deve providenciar a distribuição de todos aos seus destinatários. Somente serão guardados ali os documentos relacionados à gestão do setor, que seguirão os prazos de guarda estabelecidos em tabela de temporalidade vigente na instituição. Errado.
Portanto estão corretas somente os itens I e III.
Gabarito do professor: Letra "D"
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ATUALMENTE não existe mais documentos do tipo "CONFIDENCIAL", portanto, questão deve ser anulada, visto que a assertiva III está INCORRETA.
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RESERVADO,SECRETO E ULTRA-SECRETO apenas,confidencial não existe mais a "III" TÁ ERRADA.
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Vamos analisar os itens um por vez:
I - É de responsabilidade dos serviços de protocolo o controle de tramitação e expedição de documentos e processos. Também é de responsabilidade dos serviços de protocolo a autuação de processos, independente de qualquer coisa. Correto.
II - O método alfanumérico é uma combinação dos métodos alfabético e numérico arquivamento. Contudo, estes dois métodos pertencem ao conjunto dos métodos básicos, o que faz que o método alfanumérico também pertença ao conjunto dos métodos básicos. Errado.
III - Entre as rotinas de protocolo está o recebimento de documentos, que consiste na abertura e leitura do mesmo para efetuar o registro e classificação. Contudo, esta rotina não dever executada case se trate de documentos particulares ou sigilosos, pois estes devem ser enviados diretamente aos destinatários. Correto.
IV - Não pode have guarda de documentos no protocolo, pois o mesmo deve providenciar a distribuição de todos aos seus destinatários. Somente serão guardados ali os documentos relacionados à gestão do setor, que seguirão os prazos de guarda estabelecidos em tabela de temporalidade vigente na instituição. Errado.
Portanto estão corretas somente os itens I e III.
Gabarito do professor: Letra "D"
Fonte: QC
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O povo ta acostumado a ver um detalhe ultrapassado e berrar: "deve ser anulada!" mas não é assim, apesar de haver falha, a questão continua apta a ser respondida sem pressão...
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Vamos analisar os itens um por vez:
I - É de responsabilidade dos serviços de protocolo o controle de tramitação e expedição de documentos e processos. Também é de responsabilidade dos serviços de protocolo a autuação de processos, independente de qualquer coisa. Correto.
II - O método alfanumérico é uma combinação dos métodos alfabético e numérico arquivamento. Contudo, estes dois métodos pertencem ao conjunto dos métodos básicos, o que faz que o método alfanumérico também pertença ao conjunto dos métodos básicos. Errado.
III - Entre as rotinas de protocolo está o recebimento de documentos, que consiste na abertura e leitura do mesmo para efetuar o registro e classificação. Contudo, esta rotina não dever executada case se trate de documentos particulares ou sigilosos, pois estes devem ser enviados diretamente aos destinatários. Correto.
IV - Não pode have guarda de documentos no protocolo, pois o mesmo deve providenciar a distribuição de todos aos seus destinatários. Somente serão guardados ali os documentos relacionados à gestão do setor, que seguirão os prazos de guarda estabelecidos em tabela de temporalidade vigente na instituição. Errado.
Portanto estão corretas somente os itens I e III.
Gabarito do professor: Letra "D"
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I. Autuar é fazer com que um documento se torne um processo.
II. O método alfanumérico não pode ser incluído em nenhuma dessas classes, ele é o único método de arquivamento que não possui classe. Mas isso não foi estudado ainda.
III. Lembre-se que os documentos particulares também não são registrados.
IV. O prazo de guarda de documentos vai depender da tabela de temporalidade e de cada instituição. Quando cair questões dizendo que o prazo é X, pode marcar errada. Há uma exceção: quando a questão falar de “de acordo com a tabela de temporalidade da área meio do Conarq” ou de acordo com qualquer outra tabela, aí você deve saber. Isso quase nunca acontece, mas acontece.
Resposta: D