Os conceitos são longos, mas vale a pena ler...
As Três Etapas da Gestão de Documentos James Rhoads (1989)
divide a gestão de documentos em três fases, quais sejam, produção, utilização
e destinação.
1a Fase - Produção
de documentos: Esta fase é particularmente importante. Visa: a)
prevenir a criação de documentos não essenciais e assim reduzir o volume dos
documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados; b)
intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários; c) garantir o
uso de materiais apropriados na confecção de documentos; d) assegurar a
utilização apropriada da microfilmagem e/ou digitalização e automação ao longo
de todo o ciclo de vida dos documentos.
2a Fase - Utilização dos documentos:
Envolve o controle, uso e armazenamento de documentos necessários ao
desenvolvimento das atividades de uma organização. A segunda fase abrange
medidas para assegurar: a) rapidez no ato de disponibilizar documentos e
informações necessários ao desenrolar dos funções da instituição; b) uso
efetivo da informação e arquivos correntes; c) seleção do material, do
equipamento e do local para o armazenamento dos documentos.
3a Fase - Destinação
dos documentos: É uma fase crítica, pois envolve decisões sobre quais
documentos devem ser preservados permanentemente como memória do passado de uma
nação. Além disso, define-se por quanto tempo os documentos, destinados à
eliminação, devem ser retidos por razões administrativas ou legais. Programas
de destinação de Manual de Gestão de Documentos 21 documentos devem reunir as
seguintes atividades: a) identificação e descrição de documentos por séries ou
classes; b) listagem destas séries e classes para retenção ou destinação; c)
avaliação para determinar quais documentos são de guarda permanente; d)
eliminação periódica dos documentos destituídos de valor permanente; e)
recolhimento dos documentos permanentes para a instituição arquivística.
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FONTE: http://www.siaapm.cultura.mg.gov.br/acervo/acervo_gestao/Manual_Gestao.pdf