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Correto. A produção de um arquivo faz parte da Gestão de documentos(arquivo corrente). Se ao produzi-lo, percebe-se que o mesmo poderá ter valor secundário(arquivo permanente), deve-se atentar para o tipo de papel que será empregado.
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Gabarito: CERTO
O que a questão "disse":
O tipo do papel dos documentos que irão para o arquivo permanente é definido na fase de gestão de documentos, pois eu preciso escolher um papel de duração mais elevada, porque eu sei que o referido documento "precisa durar para sempre", pois ele não será eliminado.
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No programa de conservação e preservação de documentos, todos os elementos que impactam em sua conservação devem ser pensados, desde os materiais e espaços destinados à sua confecção até os procedimentos de criação e uso do mesmo.
Especificamente o tipo de papel afetará não somente a resistência do documento ao uso e aos possíveis acidentes sofridos, como também ao ambiente do depósito (clima, microrganismo) e ao seus próprios componentes (ácidos presentes no papel e tintas, por exemplo).
Gabarito do professor: Certo
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>> Etapas da Gestão de documentos:
1. PRODUÇÃO - prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utlização racional dos recursos informáticos e de reprodução;
2. UTILIZAÇÃO - inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de acesso e recuperação da informação.
3. AVALIAÇÃO e DESTINAÇÃO - etapa que estabelece a destinação final dos documentos, mediante a análise dos valores que eles apresentam para a instituição produtora.
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No programa de conservação e preservação de documentos, todos os elementos que impactam em sua conservação devem ser pensados, desde os materiais e espaços destinados à sua confecção até os procedimentos de criação e uso do mesmo.
Especificamente o tipo de papel afetará não somente a resistência do documento ao uso e aos possíveis acidentes sofridos, como também ao ambiente do depósito (clima, microrganismo) e ao seus próprios componentes (ácidos presentes no papel e tintas, por exemplo).
Gabarito do professor: Certo
Por: Mayko Gomes
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Resolução: alguns documentos já nascem com valor secundário ou deverão permanecer por longos prazos nos arquivos intermediários. Para esses documentos, é necessário que se utilize papéis resistentes ao tempo, ao manuseio e a outras intervenções a fim de que ele possa continuar sento útil para as demandas da entidade produtora e de demais interessados na informação registrada. A decisão de produzir esses documentos com esse material é feita na fase de produção do programa de gestão (PUTAA/PUD) porque é nesse momento que os documentos são confeccionados.
Alguns alunos mandam perguntas me questionando sobre o fato desse cuidado com os documentos dever ou não ser estendido a todos os documentos. A resposta é não porque esse tipo de papel é de alto custo e os documentos que vão ser eliminados em pouco tempo não necessitam de ter seu uso prolongado. Mas veja bem: isso não significa que os documentos não devam ser manuseados corretamente, acondicionados de acordo com as suas necessidades, higienizados, ou seja, conservados. A conservação é para todos e você não pode confundir conservação com uso de materiais especiais.
Resposta: certa
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GESTÃO DE DOCUMENTOS
⇨ realizado nas fases Corrente e Intermediário!
composta por 3 fases:
1) Produção
⇨ composta por todas as atividades que se relacionam com a implementação ou revisão dos processo que produzem documentos.
⇨ Elaboração dos documentos.
Ex: elaboração de ferramentas, de técnicas, de manuais, de procedimentos, de manuais, criar modelos e formulários
2) Utilização
⇨ composta por atividades que envolvem a produção e uso dos documentos, que envolvem diretamente a funcionamento dos sistemas implementados
⇨ Controle, uso e armazenamento dos documentos.
Ex: Protocolo; expedição; Arquivamento; Organização; Plano de Classificação, consulta, autuação de processos, ordenação de documentos, etc.
3) Avaliação e Destinação
⇨ composta por atividades posteriores à utilização dos documentos, que lhes cabe dar fim.
⇨ determinar se o doc. vai ser eliminado ou guardado permanentemente.
Ex: Transferências e recolhimentos; análise e avaliação dos documentos acumulados e eliminação