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CORRETA
Podemos destacar três fases básicas da gestão de documentos: produção, utilização e destinação.
Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrências das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração, evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias.
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Questão correta, outra semelhante ajuda a responder, vejam:
Prova: CESPE - 2009 - MMA - Agente AdministrativoDisciplina: Arquivologia | Assuntos: Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário; Na gestão de documentos, a fase de produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.
GABARITO: CERTA.
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Belo comentário, Merien. O famoso PUD.
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Gabarito: certo
Fases básicas da gestão de documentos: Produção, Utilização, Destinação (PUD).
PRODUÇÃO: Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.
FONTE: Arquivologia para Concursos - Renato Valentini (4ª edição)
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A gestão de documentos agrupa suas atividades em três fases:
Produção: envolve atividades que preparam os sistemas para produzirem documentos. São atividades, em geral, de planejamentos, estudos e desenvolvimentos de sistemas, métodos e ferramentas, como estudo de normas e padrões, análise do histórico e atividades da instituição, dos documentos que virão a ser produzidos por suas atividades, dos usuários potenciais desses documentos, dos recursos disponíveis e a serem adquiridos, elaboração de sistemas, de padrões de documentos (formulários), de manuais, etc.
Uso: envolve atividades que tratam com o documento já produzido, ou seja, quando todos os sistemas estão implementados e as ferramentas estão em uso, produzindo documentos naturalmente. São atividades como protocolo, classificação, empréstimo, consulta, acondicionamento, armazenamento, etc.
Destinação: envolve atividades que finalizam a utilização dos documentos, ou seja, quando os documentos já perderam sua utilidade administrativa, e devem ter uma destinação final. São atividades como: avaliação, seleção, eliminação, recolhimento, etc.
Portanto na fase de produção o arquivista deve desenvolver atividades com o objetivo de preparar os sistemas para que estes possam produzir os documentos. Deve haver um sistema padronizado para que este somente produza documentos necessários, pois em Arquivologia todo documento é uma ferramenta administrativa.
Gabarito do professor: Certo
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CERTO
Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivísta deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.
Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto dearquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
Fonte: https://www.pontodosconcursos.com.br/artigo/14001/lincoln-barros/fases-da-gestao-de-documentos
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1. Produção de Documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão. Nesta fase, deve-se intervir nos processos de geração dos documentos organizacionais, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários.
Gab.: CERTO
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Resolução: o momento de decidir o que deve ser criado ou não é na fase de produção. O arquivista é quem deveria (pelo menos em teoria) decidir sobre o que é necessário ou não ser criado porque é ele quem entende a sistemática documental da instituição. Na maioria das instituições não é o que acontece, mas aqui vale o que temos que saber para a prova.
Resposta: certa
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questão correta, outra não ajuda a responder, vejam:
(CESPE/SEDF/2017/Analista de Gestão Educacional - Arquivologia) A definição da criação de documentos essenciais à administração é feita na fase de utilização de documentos de arquivo, do programa de gestão de documentos. (C)
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Gab: CERTO
Produção: Garantir, de maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos de forma racional e econômica. Evitando que sejam elaborados documentos não essenciais ou desnecessários à gestão.
VALENTINI, 4° Ed. pág. 105.
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