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MÉTODO ESTRUTURAL:
Procedimento de organização de arquivos baseado na ESTRUTURA ADMINISTRATIVA das entidades produtoras de documentos.
MÉTODO FUNCIONAL:
Procedimento de organização de arquivos baseado nas FUNÇÕES exercidas pelas entidades produtoras de documentos.
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Complementando:
O Método Estrutural é mais usado pelas empresas devido a facilidade de implementação, já que segue o organograma da organização.
O Método Funcional é pouco utilizado nas empresas por ser considerado tecnicamente mais complexa.
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A classificação funcional é a representação lógica das funções, subfunções e atividades do organismo produtor. Por isso, ela independe da estrutura e de suas mudanças no decorrer do tempo. A classificação funcional é a mais apropriada para órgãos públicos do Poder Executivo que sofrem freqüentes alterações em sua estrutura, de acordo com as injunções políticas. Apesar de
mais complexa, a classificação funcional é mais duradoura.
Considerando-se que as estruturas podem mudar com alguma freqüência e que as funções e atividades, em geral, permanecem estáveis, o Plano de Classificação funcional permite atualizações periódicas sem comprometer os códigos numéricos de classificação atribuídos aos tipos/séries documentais.
A classificação estrutural representa, de acordo com o organograma, os vários níveis de divisão interna do organismo produtor: coordenadorias, departamentos, divisões, centros, setores e cada um dentro da estrutura executam determinadas atribuições. Se a atribuição de um setor for transferida para um outro ou, então, se um novo setor for criado e suas atribuições forem redistribuídas, todos os documentos deverão ser reclassificados para acompanhar a reestruturação. Em órgãos públicos esse metódo não é o mais adequado.
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Letra B.
Os Planos ou Códigos de Classificação são elaborados por uma comissão constituída exclusivamente para este fim, chamada Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Os planos podem seguir três critérios: o estrutural, organizacional ou por assuntos, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da instituição; e o funcional, que classifica os documentos de acordo com as atividades desenvolvidas pela instituição.
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Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, Plano de classificação é um " Esquema de distribuição de documentos em classes de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes."
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Métodos de classificação:
Estrutural - Os documentos são classificados tomando-se por basa a estrutura da instituição, identificando-se em que parte do organograma eles estão inseridos, de modo que toda a documentação produzida/recebida seja classificada no respectivos setor.
Funcional - Classificam-se os documnetos conforme as principais funções/atividades da instituição.
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A classificação de documentos segundo critério estrutural considera a organização da instituição para elaborar o plano de classificação, sem importar quais atividades executam para gerar o documento. Exemplo: 001 - Presidência; 001.1 - Assessoria A; 001.2 - Assessoria B; 001.3 - Assessoria C; 002 - Coordenação de X; 003 - Coordenação de Y; 004 - Coordenação de Z; 004.1 - Subcoordenação de Z; etc.
A classificação de documentos segundo critério funcional considera o processo que produz os documentos, sem importar quem o produziu. Exemplo: 001 - Processos Administrativos; 001.1 - PA disciplinar; 001.2 PA fiscal; 001.3 - Sindicância; etc.
Sendo assim, podemos entender o critério funcional da seguinte maneira: função gera classe de documentos, atividade gera grupos de documentos. e tarefa gera unidade documental.
Gabarito do professor: Letra "B"
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Gabarito: B