1ª Fase –
Produção dos documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades de um
órgão ou setor. É composto pelos seguintes elementos:
- elaboração e gestão de formulários e correspondência;
- controle da produção
e da difusão
de documentos de caráter normativo;
- utilização de processadores de palavras e textos.
2ª Fase – Manutenção e uso: refere-se ao fluxo percorrido pelos
documentos, assim como
sua guarda após
cessar
seu trâmite. Esta
fase envolve métodos
de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas para
organização, classificação e elaboração de instrumentos de recuperação da informação (Índices).
3ª Fase –
Destinação final de
documentos: envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de
guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados
permanentemente.