Inclui todas as atividades inerentes aos processo de compra, doação e permuta de documentos. O controle patrimonial do acervo - o registro das coleções - também é de sua alçada.
Para o seu cumprimento eficaz é importante que o profissional encarregado participe dos estudos que envolvem o estabelecimento e a adoção de critérios de seleção. Este é um dos pontos de interação de extrema importância para a eficacia de uma unidade de informação. Tanto é que na maioria das vezes, as funções aparecem reunidas, formando um único setor da biblioteca.
O gerenciamento do seviço de permutas, incluindo o estabelecimento de rotinas para o trabalho, o desenho de formulários, a responsabilidade pela incorporação de coleções doadas, que na maioria das vezes exige critérios rigorosos de descarte são, também, da competência dessa função. A função exige inumeras tomadas de decisão, dentre as quais destacamos:
- Aplicação e distribuição equitativa dos recursos financeiros para aquisição das coleções de maior relevancia;
- Escolha dos fornecedores: livrarias, editoras, agências;
- Decisão sobre o processo de aquisição, se direto ou indireto (através de agencias)
- Decisões sobre suas modalidades, se no serviço público, convite, licitação etc.;
- Alteração de critérios de distruição dos investimos face a fatores imprevistos, como mudanças de demandas;
- Adoção de recursos para o controle de aquisição face as diferentes fontes de captação de recursos;
- Implantação do serviço de permuta e recebimento de doações incluindo os desenhos dos formulários e correpondência específicos para o exercício das atividades;
- Adoção de critérios para o registro das diferentes coleções tendo em vista o seu controle patrimonial;
- Participação em plano ou programas de aqusição cooperativa;
- Adoção de programas para o controle e acompanhamento automatizados dos processos de aquisição;
MACIEL, Alba Costa; MENDONÇA, Marília Alvarenga da Costa. Bibliotecas como organizações. 1. ed. rev. Rio de Janeiro: Interciência; Niterói: Intertexto, 2006. 94 p., 21 cm. Bibliografia: p. 91-94. ISBN 85-7193-038-4.