Levantamento de dados
O levantamento da produção documental pode ser feito através de questionários, observações e entrevistas nos locais de trabalho. Em primeiro lugar, é muito importante que se conheça a “legislação” referente aos âmbitos externo (leis, decretos, resoluções) e interno da instituição produtora e/ou mantenedora dos documentos (estatutos, normas), assim como regulamentos e manuais dos próprios arquivos existentes numa organização. Também é fundamental conhecer o seu “organograma”, para se ter uma ideia da estrutura hierárquica dos órgãos detentores da documentação. Por fim, faz-se a coleta de dados (informações) inerente à documentação institucional (o gênero, a espécie, o estado físico do documento, o volume do acervo, entre outros), para se poder traçar um diagnóstico dentro da realidade da empresa.
Abaixo daremos exemplos de assuntos que podem constar dos questionários:
• frequência de consulta ao acervo;
• localização física dos arquivos (áreas de armazenamento);
• formas de acondicionamento;
• existência de documentos sigilosos;
• mobiliário utilizado;