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espécie documental
Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos
de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando,
ofício, planta, relatório.
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Espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Ou seja está ligada ao seu aspecto formal . Existem atos que dão origem as espécies documentais, como por exemplo os atos de ajuste, que são acordos firmados entre duas ou mais partes. EX : contratos, convênios e acordos. Existem também os atos de correspondência, que são criados com o propósito de executar os atos normativos . EX : Editais, avisos, memorandos, telegramas, notificações, ofícios e cartas
Existem ainda os atos normativos ( aqueles que ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas, como por exemplo as leis, regulamentos, decretos e outros ) , atos enunciativos, atos comprobatótios e atos de assentamento
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ESPÉCIE DOCUMENTAL: divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.
TIPO DOCUMENTAL: divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-lei, daguerreótipos, xilogravuras.
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Alerta para que na organização sejam evidenciadas as espécies documentais, pois elas têm muita importância como subdivisões auxiliares. Estas espécies documentais são:
a) cartas, contratos e acordos. (espécies documentais)
b) estantes, arquivos e pastas. (modo de armazenamento)
c) cópias, inventários e acervo.
d) caixas, amarrados e volumes. (modo de armazenamento)
e) fotografias, discos e coleções. (suporte)