O gerenciamento da informação, segundo Davenport (1997), é um conjunto estruturado de atividades que espelha a forma pela qual uma organização captura, distribui, e usa informação e conhecimento. Definir a GI como um processo enfatiza medição e busca de melhorias.
O processo de gestão de informações inclui várias fases ou etapas, dependendo da abordagem com a qual se está trabalhando. Na definição de Davenport (1997), um processo genérico de gestão da informação (GI) é composto de quatro fases: determinação dos requisitos ou necessidades de informação; captura; distribuição; e uso das informações.
A fase de determinação de requisitos/das exigências é onde se determinam as necessidades de informação, envolvendo a identificação de objetivos e a combinação entre os objetivos e usos da informação.
A fase de captura/obtenção pode envolver: atividades de: monitoramento do ambiente; categorização das informações em uma estrutura relevante; formatação; e representação da informação, que pode ser feita em forma de documentos. Os documentos têm estrutura e contexto. Focar em quais documentos se deve gerenciar, normalmente, leva a melhores resultados que gerenciar os requisitos de informação de forma mais geral.
A fase de distribuição da informação envolve conectar gestores e usuários da informação, onde se define, por exemplo, qual a mídia mais apropriada, quais os usuários para cada tipo de informação, e qual a estratégia mais adequada para levar uma informação específica ao seu usuário.
A fase final do processo de gestão é a referente ao uso da informação, onde podem ser estabelecidas várias formas de melhorias, como: medições; contextualização; e incorporação de medidas de uso na avaliação de resultado (Davenport, 1997).