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Segundo Paes, ... na fase de produção de documentos, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias;.....; apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos;
Fonte: Paes, Marilena leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2007, Pág. 54
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Para quem não sabia (como eu)....
Significado de Cópia reprográfica: Cópia de um documento, ou qualquer impressão em papel, executada por uma máquina fotocopiadora, popularmente chamada de cópia "xerox" ou fotocópia.
Reprográfico:
Significado: cópia fotostática.Exemplo: Eu fiz um reprográfico desse livro
.;)
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"Assim, o objeto da Diplomática é a configuração interna do documento, o estudo jurídico de suas partes e dos seus caracteres para atingir sua autenticidade, enquanto o objeto da Tipologia, além disso, é estudá-lo enquanto componente de conjuntos orgânicos, isto é, como integrante da mesma série documental, advinda da junção de documentos correspondentes à mesma atividade". BELLOTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. SÃO PAULO, 2002.
Lembre-se que tipologia é a configuração que assume uma espécie documental quando está desempenhando sua atividade, ou seja, um tipo de documento é uma certidão de casamento. Nesse sentido, o conceito de diplomática mantêm o mesmo sentido porque diplomática é o valor notarial, jurídico, valor que o documento tem para um cartório. Vê-se que os conceitos se equivalem, ou pelo menos se misturam. Se eu estiver errada na minha interpretação, por favor me corrijam
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Gabarito: certo
Como nos ensina Marilena Leite Paes, na fase de produção de documentos, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias, apresentar estudos sobre a adequação e o melhor proveitamento de recursos reprográficos e informáticos.
Fonte: Ponto dos concursos : PDF | Prof. Lincoln Barros
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Segundo Marilena Leite Paes:
Produção de documentos: refere-se a elaboração dos documentos em decorrências das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência, visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos; sugerir criação ou extinção de modelos e formulários; apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos; contribuir para a difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho institucional; opinar sobre a escolha de materiais e equipamentos; participar da seleção dos recursos humanos que deverão desempenhar tarefas arquivísticas e afins.
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É preciso haver um diagnóstico da situação arquivística, só depois que será feito o programa de gestão de documentos.
Complementando:
- o diagnóstico da situação arquivística ou levantamento das necessidades, precede a implementação do programa de gestão de documentos.
- O diagnóstico da situação arquivística é uma condição para a implementação do programa de gestão de documentos.